Gestion de projet : Fiche descriptive de projet

BTS SAM - Session 2023

ÉPREUVE E5 : GESTION DE PROJET

FICHE DESCRIPTIVE DE PROJET

Nom et prénom du candidat :

Laure Delecambre

Numéro du candidat :

Fiche descriptive numéro :

1

Compétence(s) visée(s) :

 Formaliser le cadre du projet

 Conduire une veille informationnelle

 Suivre et contrôler le projet

 Évaluer le projet

Objet du projet :

Création de l’association du bureau des étudiants et lancement de la première activité

Nom de l’organisation :

ISIM – CFA PERSPECTIVE

Dates et durée de réalisation  :

Août 2022 - Septembre 2022 (01/08/2022 au 30/09/2022)

Projet accompagné 

Projet en responsabilité 

Descriptif du projet (1)

L’entreprise ISIM – CFA Perspective a été créée en 2020. Elle est active sur le secteur de la formation en alternance. Elle emploie aujourd’hui 12 personnes réparties dans plusieurs services liés au fonctionnement du centre de formation. Elle est basée dans le Sud-Est de la France.

L’entreprise souhaite aujourd’hui renforcer la cohésion d’un point de vue pédagogique en créant l’association des bureaux des étudiants . L’enjeu est important : sensibiliser à la solidarité, promouvoir la vie étudiante, crée un sentiment d’appartenance l’entité scolaire, développer les activités extra-scolaires…
Les risques de ce projet ne sont cependant pas négligeables puisque c’est une innovation au sein du centre de formation et que l’adhésion à l’association n’est pas obligatoire. Les risques engendrés sont principalement financiers puisqu’il s’agit d’une association loi 1901 à but non lucratif qui ne dispose d’aucun budget concernant les dépenses liés à l’élaboration des contrats et partenariats. Il s’agit donc premièrement d’un investissement financier qu’il faudra rembourser.

Le groupe projet se compose de deux personnes aux compétences diverses mais complémentaires. Il est piloté par moi-même Laure Delecambre, présidente de l’association et secondé par M. José Ferreira, vice-président et trésorier. Durant la période d’étude, le groupe s’est réuni 2 fois durant la première semaine afin de déterminer le budget à investir, les rôles à statuer ainsi que les missions à organiser selon leur importance et leur faisabilité.  L’objectif de cette première semaine étant de déterminer le périmètre du projet, le délais imparti et planifier les tâches lié à ce dernier.

A été convenu lors de ces réunions que je m’occuperai des démarches administratives afin de créer l’association, impliquant donc son enregistrement, ainsi que les livrables à fournir pour que le dossier soit instruit et valider par les services publiques. (Statut de l’association, procès-verbal…)
Suite à la validation, j’ai procédé à une veille informationnelle afin de comparer les différents tarifs d’adhésion à la banque et à l’assurance.

Durant la période liée à la création de l’entreprise, les objectifs ont été réalisé ainsi que la réussite de la subvention. À l’heure actuelle, l’association est rentabilisée et même sponsorisée par le président de l’entreprise ISIM-CFA Perspective.

Lors de la première semaine de la rentrée scolaire, la communication de l’association a été établie grâce à des bénévoles et aux services de l’ISIM en relation avec les élèves. L’information a été diffusée de différentes manières (communication écrite avec des affiches, communication orale et écrite..).
La première activité a donc pu être préparée et lancée.

Travaux réalisés

Afin de mener à bien cette mission, un procès verbal ainsi que les statuts de l’association ont été crées. À la suite de ces comptes-rendus, la création de l’association auprès des services publics.

Les statuts de l’association ainsi que le procès-verbal ont été rédigés durant la première réunion entre les différents acteurs internes. Cette réunion avait pour but d’organiser le lancement du projet, de définir son périmètre ainsi que ses objectifs. Le règlement de l’association a également était défini afin que les futurs enjeux soient respectés.

Procès-verbal et statut de l’association:
- Initialisation : réunion
- lancement : rédaction des annexes
- exécution : signature

Création de l’association :
- Initialisation : veille informationnelle
- lancement : création du compte, complétion/renseignement du formulaire, souscription

Accrobranche :

Initialisation : réunion avec les bénévoles
lancement : devis, contact, affiche
exécution : photo etc.

(1) Le descriptif doit reprendre les éléments suivants :

- le ou les objectifs, les enjeux et les risques

- les délais fixés, les étapes et leur planification

- le budget alloué

- l’équipe projet, les partenaires et les éléments contractuels

- la communication liée au projet

- les résultats obtenus

- les écarts éventuels

- le bilan

- la méthodologie et les moyens mobilisés