Fiche descriptive situation de communication (oral BTS Assistant de gestion PME-PMI)

Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et deuxième situation du CCF)

Nom et prénom du candidat :

N° d’inscription :

Intitulé de la situation de gestion :

Entretien avec un stagiaire

☐Vécue

☒Observée

Fiche de situation de gestion n°: 3

Identification

Raison sociale : X

Secteur d’activité : Electricien et Chauffagiste

Tâche(s) du référentiel concernée(s) :        ☒Accueil en face à face

☒Communication orale interpersonnelle        ☐Accueil au téléphone

☐Communication orale de groupe        ☐Accueil oral via les médias d’information

Contexte de réalisation

➢Cadre général : Après nous avoir contactés par téléphone, un apprenti du lycée professionnel de la ville de Y se présente à l’entreprise pour une demande de stage dans le secteur de l’électricité. L’assistante le reçoit pour un entretien, afin d’évaluer la motivation du jeune homme.

➢ Composantes de la communication :

• Acteurs :

• Assistante de gestion.
• Apprenti électricien en  demande de stage, 16 ans, qui s’exprime correctement.

• Relation entre les acteurs :
• Canal : Oral, direct
• Lieu : Dans le bureau de l’assistante de gestion.
• Durée : 15 minutes

➢ Enjeux :

• Assistante de gestion : elle crée une relation avec l’étudiant pour le connaitre, savoir qui il est et s’il est réellement motivé pour le stage, c’est un enjeu relationnel.
• Apprenti électricien : il cherche à donner une bonne image de lui auprès de l’assistante de gestion pour avoir toutes les chances de son côté afin de décrocher ce stage (enjeu identitaire). Dans le cas ou la réponse à sa demande est favorable, il communique également les informations relatives aux tâches qu’il doit exécuter dans le cadre de la réalisation du stage (enjeu informatif).

➢ Forme de la communication : communication orale, externe

➢ Techniques et outils de communication utilisés : L’assistante a utilisé l’écoute active avec cet apprenti. Elle a  également fait preuve d'empathie avec ce dernier et a instauré un climat de confiance pour le mettre à l’aise.

Elle a aussi utilisé le questionnement pour s’assurer de la motivation du candidat. A la fin de l’entretien, l’assistante de gestion a noté ses coordonnées pour lui donner une réponse rapide.

Stratégies de communication

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s)

L’assistante a accueilli l’apprenti dans son bureau, en l’invitant immédiatement à s’assoir. Connaissant l’objet de sa visite, elle lui a demandé les différentes modalités du stage qu’il doit effectuer. Par le passé, l’entreprise avait déjà pris un apprenti, mais ce dernier ne montrant aucune motivation particulière, le stage avait été peu concluant. L’assistante a donc également posé plusieurs questions afin de savoir ce qui l’avait poussé à contacter cette entreprise, au lieu d’une autre, afin de déterminer si la motivation de l’étudiant était réelle ou non.

A la fin de l’entretien, l’assistante a pris les coordonnées de son interlocuteur, en lui promettant de donner une réponse rapide.

L’évaluation de la relation

Evaluation de la communication et de son efficacité professionnelle

Après avoir discuté avec M. X, l’assistante a rappelé le lycéen deux jours plus tard pour lui confirmer que sa demande de stage était acceptée. Il a donc intégrer l’entreprise pour un mois et le stage s’est parfaitement déroulé. L’étudiant a été très sérieux. On peut donc affirmer que la communication lors de l’entretien a été efficace.