Fiche Descriptive Ag: Entreprise Énergie Nouvelles

Annexe VI-3

BTS Assistant de gestion de PME-PMI à référentiel commun européen - Session 2012

ÉPREUVE E4 : Communication avec les acteurs externes et internes

Épreuve U42 : Communication interne et externe

Communication écrite et technologie de la communication

Fiche descriptive (épreuve ponctuelle et première situation du CCF)

Nom et prénom du candidat : N° de matricule :

Intitulé de la situation de communication : Entreprise Énergie Nouvelles Fiche de situation de communication n°: 2

Date de réalisation : Durée de réalisation : 6h00

Tâche(s) du référentiel concernée(s) : Rédaction et diffusion de messages écrits

Création et modélisation de documents  Facilitation des échanges internes

Contexte de la situation

- Cadre général : L’entreprise Énergie Nouvelles située à Bailly , est une PME spécialisée dans la pose d’installation énergétique (panneaux solaires, photovoltaïque, éoliennes…),

- Le problème posé est que le processus de traitement des notes de frais s’effectue sur papier et ne donne pas de satisfaction car les dépenses sont inidentifiables

- Objectifs : Il est nécessaire d’informatiser le processus de traitement des notes de frais pour faciliter mon travail ainsi que celui du comptable car certaines dépenses sont inidentifiables ce qui donne une impossibilité à affecter aux poste définis (hébergement, transport, restauration, devis)

Outils et fonctionnalités mobilisés

Outils utilisés :

• Word, Access Fonctionnalités mises en œuvre :

• Modèle de document, exportation XML dans Access, Formulaire de dépenses, création de documents.

Productions réalisées

• Réaliser deux modes opératoires qui comprennent un XML et une base de données DEPENSES , afin de guider les salariés dans le nouveau processus.

• Envoyer un mail aux salariés pour les informer de la mise en place du nouveau processus et leur transmettre les 2 modes opératoires.

• Une note de service a ensuite été crée pour informer les salariées de la mise en service du nouveau mode de fonctionnement du traitement des notes de frais (fréquence a laquelle les depenses doivent etres rendues….).

BTS AG PME PMI SESSION 2012

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