FICHES BTS GRCF : Gérer les relations avec les clients et les fournisseurs

NOM et prénom du candidat

<NomCandidat> <PrenomCandidat>

Numéro de candidat

<NumeroCandidat>

Fiche d’analyse de situation professionnelle

<Prob1> GRCF

<Prob2> Communication orale

<Prob3> Communication écrite

Identification de la situation professionnelle

<IdSP>

Modalité de réalisation

<MOD1> Avant la formation

<MOD2> Pendant la formation en établissement

<MOD3> Pendant la formation en milieu professionnel

Période de réalisation

<MoisSP>

<AnneeSP>

Condition de réalisation

<COND1> En autonomie

<COND2> Accompagnée

<COND3> En observation

Activités concernées

<ACT1>  Activité 1.1 Recherche de clientèle et contact

<ACT2>  Activité 1.2 Administration des ventes de la PME

<ACT3>  Activité 1.3 Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

<ACT4>  Activité 1.4 Recherche et choix des fournisseurs de la PME

<ACT5>  Activité 1.5 Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

<ACT6>  Activité 1.6 Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Négocier, vendre une solution adapter au client et maintenir une relation commerciale

Lieu, période et durée de réalisation  

Le processus de vente peut prendre du temps si c’est de la comptabilité mais si c’est du conseil en finance ou en gestion cela peut se faire rapidement selon la complexité du dossier.

Cadre de la Situation professionnelle

Nous sommes la société LYH, un petite TPE qui se situe au 9 rue Parrot dans le 12eme arrondissement de Paris ou nous sommes que deux moi-même assistant de gestion et mon patron Charles-François BABEL qui est président de LYH conseiller en gestion, finance. Nous sommes spécialisées dans le secteur de Conseils pour les affaires et autres conseils de gestion       . Nous travaillons avec des autoentreprises, des freelances ou encore des entrepreneurs expérimente ou non. La comptabilité est également une prestation de service de la société. Notre matériel est fourni par les grands groupe comme Amazon, Bureau Valley, M Bruneau , JPG. Le chiffre d’affaires s’élève à 58000 € en 2020.

Problème de gestion soulevé et enjeux de la situation

De GRCF

De communication orale

De communication écrite

Enjeux :

-Pouvoir intervenir rapidement pour régler le sinistre occasionner car pas possible de rester avec une situation pareille dans le bureau.

Problème de gestion :

-Faire l’intermédiaire entre l’assurance et le prestataire est très compliquer car il faut une bonne gestion

-Trouver le bon prestataire qui sera de qualité mais aussi avec un prix descend.

<ProblemComOSP>

<ProblemComESP>

Acteurs et relation entre les acteurs

Les acteurs qui ont participé a cette activité sont :

Moi-même : Assistant de gestion

Mon Patron : Conseiller en finance, gestion

Assureur : Domaine des sinistres

Objectif

Recherche de fournisseur, comparaison et traitement de la demande

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Cette activité a été réaliser en autonomie. Cela ma permis de mieux comparez les offres une expérience de plus qui améliore mon éloquence et mon comportement face au réactions et réponde des interlocuteurs et plus de confiance en moi. De mieux gérer les offres que l’on me proposer et les classer dans un tableau.

Ressources à disposition

• Téléphone
• Ordinateur
• Mon patron (François-Charles BABEL)

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

• Excel pour faire le tableau comparatif
• Et pour la prise de note au téléphone pour les différentes informations carnet de note

Productions réalisées

Remplacement d’une vitre casser dans le bureau du a un sinistre voir si l’entreprise travaille aves les assurances et s’assurer que l’assurance accepte le devis envoyer par l’entreprise

Ecrits professionnels produits

Prises de notes des mesures des de la vitre, photo prise de la fenêtre casser et envoie par mail au fournisseur avec l’adresse, les lieux.

Oraux professionnels

Répondre aux questions demander par l’entreprise concernant le type de vitre, les mesures, l’entourage. Et explication par téléphone du problème et pouvoir déterminer un arrangement pour leur passage pour faire le devis et refixer un rendez-vous pour pouvoir remplacer le vitrage.

ANALYSE

Analyse de la situation

Un matin en se rendant sur le lieu de travail nous nous rendons compte avec le patron de la société LYH qu’il y a un carreau casser suite à une personne vivant dans la rue, qui voulait rentrer dans le bureau. Nous avons contacté la police pour leur faire part du sinistre qu’il s’était passer, il y a eu une demande que la police nous ait faite si nous voulions porter plainte contre la personne en question. Nous avons décidé de ne pas mener cette action et donc de renoncer à une poursuite judiciaire a l’encontre de cette personne. Pour cela après nous avons dû contacter notre assurance. Ils nous répondent et donc nous leurs expliquons le cas, la situation qu’il s’est passer, ls nous répondent que pour cela nous devons chercher une entreprise de vitrage pour pouvoir remplacer le simple vitrage et donc une fois cela fait demander a l’entreprise de nous faire un devis et enfin pouvoir leur envoyer le devis a l’assurance pour qu’il puissent accepter et pouvoir procéder au remplacement du simple vitrage casser.

Une fois mon tableau comparatif rempli et l’ultime offres choisit je contacte donc l’entreprise en les appelant directement je prévois une journée ou je suis la pour les accueillir et répondre a leurs besoins. Donc j’organise la date de passage, il valide me donne l’heure a laquelle il passe leur donne le mot de passe de la porte, ainsi que le nom sur l’interphone.

L’entreprise vient il m’appelle en me prévenant qu’il serait la s=dans 20 minutes, il arrive je les accueille je leur demande s’ils veulent un café, il me demande ensuite ou est la vitre casser je leur montre et ensuite ils prennent des photos et reprennent donc les mesures eux même. Il regarde l’encadrage de la vitre les matières quel verre était sur la fenêtre de base. Ils font leur rapport en indiquant tous les points et termes techniques. Par la suite un des techniciens prend mon adresse mail pour pouvoir m’envoyer le devis qui sera reçu en 4 h après le passage. Le lendemain je recoit le devis que je dois donc transmettre à l’assurance. Il étudie le devis et finissent par l’accepter. Pour effectuer les réparations nous avons une franchise à payer et une fois le virement d’acompte envoyer que l’assurance valide alors les prestataires peuvent venir pour faire le changement du sinistre. Donc je les contacte en leur donnant les disponibilités et programme un jour de présence. Ils sont venus est ont pu changer la vitre et le sinistre a était pris en charge par l’assurance mais où   nous avons dû payer une franchise a l’assurance.

Contribution de la  situation professionnelle à la professionnalisation

Cela m’a permis de pouvoir réaliser une mission avec une assurance et une entreprise ou j’ai dû gérer totalement la prise de rendez-vous, les acomptes, les mesures, les photos prises. Mon accueil client a était perfectionner, le fait de gérer en même temps les relations avec l’assurance et l’entreprise ou j’était l’intermédiaire des deux a était une d’avoir une bonne gestion. Le fait de ne pas pouvoir réponse a tous est d’essayer de gérer les questions que l’on va me poser en essayant d’y répondre clairement.