La diversite des ecrits professionnels

Vous travaillez en qualité d’assistante de gestion de M. Dupont, le directeur, dans l’entreprise SA IndusMeca située à Bordeaux.

Monsieur Dupent a constaté ces six derniers mois un accroissement sensible de la fréquence et de la gravité des accidents du travail. Il souhaite sensibiliser les chefs d’atelier.au problème. Pour cela, il décide de les réunir ainsi que le responsable du personnel de l’entreprise, en présence d’un spécialiste des conditions d’hygiène et de sécurité des conditions de travail, Monsieur Leroy, du cabinet de conseil SECURIUT .

Cette réunion est prévue le vendredi 22 décembre 201N de 16 heures à 18 heures en salle de réunion de la société.

Travail à faire :

Rédigez la convocation à cette réunion.

APPLICATION N°2

Les annexes ci-dessous présentent des écrits rédigés dans la société Poussal SARL . Ceux-ci comportent des erreurs, qu’il convient de repérer et de corriger.

Travail à faire :

1. Prenez connaissance de chaque document (annexe 1 à 4)

2. L’écrit choisi est-il adapté à la situation ?

3. Repérez les diverses erreurs et corrigez-les

Remarques :

1-La présentation n’est pas normalisée. Les expressions du type « pour information » sont facultatives. La présence du mot « note » est indispensable.

2-La note ne comporte ni titre de civilité, ni formule de politesse. L’objet est nécessaire. Il peut être remplacé par un titre général évoquant le sujet traité.

3-Elle est souvent numérotée (le numéro est un identifiant qui peut servir pour le classement).

4-Le ton général est neutre, en principe impératif (vous voudrez bien, veuillez…) mais jamais autoritaire. La rédaction est courte (rarement plus d’une page). Elle peut être complétée par une ou des annexes.

5-Le style n’est pas obligatoirement impersonnel : le pronom personnel « je » peut être utilisé, car le signataire engage sa responsabilité propre. Le choix du vocabulaire est adapté au niveau de responsabilité des destinataires (il s’agit de se faire comprendre par tous)

A. -La note de service (ou note interne)

Finalité :

La note permet la transmission, au sein de l’entreprise, d’informations, de demandes, de directives :

• d’un département à un autre, d’un salarié à un autre,

• de la direction vers l’un des départements ou vers l’un des salariés,

• d’une direction vers un ensemble de salariés (une partie du personnel, par exemple).

Avant de rédiger une note, il convient de se demander si elle est utile, pour ne pas contribuer à la surabondance d’informations à lire. L’information qu’elle contient doit être parfaitement contrôlée.

Rédaction :

Chaque note concerne un seul objet. Le style est sobre, neutre.

Présentation :

La présentation des notes est très variée d’une entreprise à l’autre. Chaque organisme a tendance à unifier ses documents, grâce à des modèles disponibles sur les réseaux informatiques : ils évitent l’oubli d’une mention essentielle.

Évolution :

Grâce à Internet et Intranet, les notes internes sont de plus en plus transmises par e-mail ou messagerie interne, accompagnées ou non de fichiers joints.

B-La note de synthèse

Finalité :

La note de synthèse fait le point sur un thème, un sujet d’étude. Comme son nom l’indique, elle permet de synthétiser, selon un plan en plusieurs parties et sous-parties, l’essentiel d’une question, à partir de sources diverses qui doivent être citées.

Travail préalable :

Le rédacteur d’une note de synthèse doit d’abord se livrer à un travail de lecture active et d’analyse des sources sur lesquelles son étude va prendre appui : ouvrages, revues, contenus de sites Internet ou Intranet, témoignages recueillis, résultats statistiques et d’enquête, etc.

Rédaction :

Le plan doit être bien construit. Il doit répondre à la demande de départ. Le style est clair et rigoureux. Le rédacteur doit rester parfaitement objectif et s’abstenir (sauf demande expresse) de donner son avis personnel.

Présentation :

L’objet, l’émetteur, le destinataire et la date doivent figurer sur le note. Le plan sera bien repérable

Remarques :

1-La présentation n’est pas normalisée. Les expressions du type « pour information » sont facultatives. La présence du mot « note » est indispensable.

2-La note ne comporte ni titre de civilité, ni formule de politesse. L’objet est nécessaire. Il peut être remplacé par un titre général évoquant le sujet traité.

3-Elle est souvent numérotée (le numéro est un identifiant qui peut servir pour le classement).

4-Le ton général est neutre, en principe impératif (vous voudrez bien, veuillez…) mais jamais autoritaire. La rédaction est courte (rarement plus d’une page). Elle peut être complétée par une ou des annexes.

5-Le style n’est pas obligatoirement impersonnel : le pronom personnel « je » peut être utilisé, car le signataire engage sa responsabilité propre. Le choix du vocabulaire est adapté au niveau de responsabilité des destinataires (il s’agit de se faire comprendre par tous)

A. -La note de service (ou note interne)

Finalité :

La note permet la transmission, au sein de l’entreprise, d’informations, de demandes, de directives :

• d’un département à un autre, d’un salarié à un autre,

• de la direction vers l’un des départements ou vers l’un

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