Les écrits Professionnels

8 - Les écrits professionnels

Les écrits professionnels servent essentiellement à communiquer au sein de l’organisation ou en-dehors de celle-ci, dans le cadre de son activité et de ses relations professionnelles. Les types d’écrits professionnels sont multiples et, s’ils doivent revêtir certaines qualités qui leurs sont communes, ils possèdent chacun des caractéristiques propres quant à leur réalisation.

1 – Typologie des écrits professionnels

1.1 - Les écrits professionnels courants

o la lettre professionnelle : courrier personnalisé adressé par l’organisation à un destinataire externe (client, fournisseur, administration…) ou interne (salarié), portant sur un objet ayant trait aux relations professionnelles établies entre l’organisation et ce correspondant ;

o le courriel : communication écrite, interne ou externe à l’organisation, rédigée par messagerie électronique, pouvant revêtir l’aspect d’un simple message ou le caractère d’une lettre professionnelle ;

o la lettre circulaire : lettre ou courriel impersonnel, car s’adressant à un ensemble de personnes (clients, fournisseurs ou salariés), concernant une information à diffuser à l’ensemble de ces personnes, donc revêtant un caractère très impersonnel ;

o la circulaire administrative : document, en général interne à une administration ou collectivité locale ou territoriale (ou une association importante), ou d’une administration à l’autre, ayant pour but d’apporter aux personnes concernées des informations, consignes ou modalités d’application de décisions ou de règles ;

o la note de service : document interne à l’organisation, concis, sans fioritures, centré sur un sujet unique.

1.2 - Les écrits professionnels occasionnels

o le compte rendu : écrit rendant compte d’un évènement, d’une réunion, d’une mission, d’une négociation, d’un entretien, d’une visite…

o le procès-verbal : écrit à caractère officiel et réglementaire relatant un fait (délit), une situation (absence, carence…) ou une réunion réglementaire ;

o le rapport professionnel : écrit destiné à rapporter à l’organisation, des faits, situations, évènements internes ou externes en vue de lui fournir des informations ou des connaissances nouvelles et/ou de l’aider à la prise de décision ;

o la note de synthèse : composition cohérente et ordonnée de documents ou éléments jusque-là séparés ou associés différemment, dans laquelle l’auteur fait ressortir les points essentiels qu’il aura dégagés ;

o le dossier de presse : document qui s’intègre dans un plan de communication et s’adresse aux journalistes, pour les inviter à un évènement ou les sensibiliser à une campagne d’information lancée par l’organisation ;

o la brochure (plaquette, livret, notice, dépliant) : document de communication présentant l’organisation, ses activités, des produits, ses valeurs…

2 – Les qualités d’un écrit professionnel

2.1 – La clarté du texte

Clarté de la composition : le plan doit être simple, cohérent (avec une idée directrice), clair et articulé (relations logiques entre les différents éléments du texte).

Clarté du style

Le choix du vocabulaire : le style doit proscrire le jargon trop compliqué et obscur, sans pour cela bannir le vocabulaire spécialisé. Il doit éviter le franglais et maîtriser les sigles. Il faut expliciter le sens des mots inconnus (en particulier techniques) et des mots pouvant avoir plusieurs acceptions ou prêter à confusion.

La construction des phrases : éviter les phrases trop longues et trop courtes et adopter un style direct et expressif. Quand c’est possible, utiliser des tableaux, graphiques ou schémas.

2.2 – La précision du texte

Précision des informations et du vocabulaire

Les informations données par le texte doivent être précises et le vocabulaire doit y correspondre en matière de précision. Exemple : « il n’y a pas beaucoup d’activité dans cet atelier » ne veut rien dire, il faut préciser la teneur du travail effectué, l’activité quantifiée etc.

Attention aux titres : ils doivent être explicites et précis et leur succession logique.

Les sources : Il est nécessaire d’être précis et de bien vérifier ses informations et ses sources et de citer ces dernières afin de renforcer la crédibilité de l’écrit en question.

2.3 – Clarté des références aux éléments du système de communication

L’écrit professionnel doit bien faire ressortir les éléments essentiels du système de communication (émetteur, récepteur, contexte, canal, support, message, code) et sera différent selon : - les situations respectives de l’émetteur et du récepteur,

- le contexte de la rédaction et de l’émission de l’écrit (importance, gravité, confidentialité),

- le canal et le support utilisé (la forme est différente entre une lettre et un courriel),

- le contenu du message (pertinence, cohérence, habileté, volume, attentes du destinataire…),

- le code doit être adapté en termes de niveau de langage.

3 – La réalisation des écrits professionnels courants

3.1 – La lettre professionnelle

Présentation, mise en page

L’objet : il doit être précis et ne doit pas se limiter à une référence à un document antérieur mais indiquer (succinctement) le problème qui se pose.

La formule d’appel (Monsieur, Madame): elle est variable selon le degré de connaissance et de familiarité que l’on a avec le destinataire et selon son niveau hiérarchique ou sa fonction.

Le corps de la lettre :

- les circonstances et raisons à l’origine de la lettre,

- les informations et arguments que l’auteur

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