Immobilisation, tenue et suivi des dossiers clients et fournisseurs

4/21 : Mardi 25 octobre 2016 (4h) :

TENUE ET SUIVI DES DOSSIERS CLIENTS ET FOURNISSEURS

I LES DOCUMENTS COMMERCIAUX

Les clauses contractuelles dans les relations commerciales

Vente : convention par laquelle le vendeur s’engage à livrer une chose, et l’acheteur à la payer.

La vente peut se réaliser en « B-t-B » (Business to Business) c’est-à-dire entre professionnels, ou en B-to-C (Business to Consumers) c’est-à-dire de professionnel à particulier.

Outre les règles générales de validité des contrats, la loi impose les éléments suivants dans une vente commerciale :

• Le bien vendu doit exister
• Le prix doit être réel, sérieux, fixé à la conclusion du contrat ou plus tard lorsque la vente s’étale dans le temps
• Les conditions générales de vente (CGV) doivent figurer au contrat et prévoir les délais et modalités de paiement,  les pénalités en cas de retard de règlement.

Les obligations des parties au contrat :

• Obligations du vendeur : Délivrer le bien défini au contrat, Garantir la chose (le bien) contre les vices cachés et en garantir la conformité.
• Obligations de l’acheteur : Payer le prix convenu au contrat, Prendre livraison du bien dans les conditions définies au contrat.

Contrat de vente et conditions générales de vente (CGV) :

En l’absence de contrat écrit, ce sont les conditions générales de vente (CGV) rédigées par l’entreprise qui s’appliquent. C’est alors le bon de commande qui finalise la vente.

En règle générale, les CGV sont imprimées au verso des documents commerciaux (devis, bon de commande, bon de livraison et facture).

Pour autant, les CGV ne sont pas obligatoires.

Cependant, lorsqu’elles existent, elles doivent obligatoirement comporter certaines mentions :

• Les conditions de vente : désignation des produits vendus
• Le barème des prix unitaires : prix des produits vendus
• Les réductions de prix éventuels
• Les conditions de règlement : délais de paiement, conditions d’escompte, pénalités de retard et indemnité pour frais de recouvrement

La réglementation relative à l’établissement des documents commerciaux

Autant la présentation d’un devis, bon de commande, bon de réception, bon de livraison est laissé libre à l’entreprise, autant l’établissement et la présentation d’une facture est obligatoire et doit répondre à un certain formalisme.

L’obligation de facturation

Permet :

• D’assurer la transparence dans les relations entre professionnels
• De vérifier que l’entreprise ne vend pas ses produits ou prestations à perte.

[pic 1]

Les fonctions de la facture

La facture a pour objectif d’obliger le client à payer son fournisseur. Mais elle possède également d’autres fonctions.[pic 2]

Sanction en cas de non-respect de délivrance

Amende fiscale égale à 50% du montant de a transaction. Le client est solidairement tenu au paiement de cette amende.

II LES FACTURES DE DOIT ET D’AVOIR

La facture de doit

La facture est le document comptable qui constate le montant que le client doit à son fournisseur.

Elle est nommée ainsi « doit » car elle génère une dette à la charge du client.

Elle doit être établie en double exemplaire et conservée pendant 10 ans.

La facture  se compose de deux parties (l’en-tête et le corps) et comporte les mentions obligatoires ci-dessous.

[pic 3]

La facture d’avoir

La facture d’avoir permet de corriger d’éventuelles erreurs relevées sur la facture d’origine.

2 types d’avoirs :

• Avoir commercial ou avoir sur stock : lorsqu’il y a retour de produits
• Avoir financier : lorsqu’une réduction est accordée au client a posteriori (ex : erreur sur un prix)

La facture d’avoir comporte elle aussi des mentions obligatoires :

• La mention « AVOIR »
• Le montant HT, la TVA, et le « net à recevoir » ou « net à votre crédit » (à la place du « net à payer »)
• Les références de la facture initiale à laquelle l’avoir se rapporte

L’avoir fait l’objet :

• Soit d’un remboursement
• Soit vient en déduction d’une prochaine facture de doit (c’est le plus courant).

Sanctions en cas de non-respect des mentions obligatoires

En plus de la sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75.000€, l’entreprise qui ne respecte pas les obligations concernant les mentions obligatoires s’expose à une amende fiscale de 15€ par mention manquante ou inexacte pour chaque facture.

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