Les supports de travail collaboratifs

Les supports de travail collaboratifs

A. Des logiciels de groupe de travail au web collaboratif

C’est un système logiciel qui permet à un groupe de personnes de partager des documents à distance. Les premières fonctions de ce type de logiciel étaient le partage des messageries, agendas et bases de documents.

B. Une typologie selon les fonctionnalités

Les applications collaboratives sont conçues pour relier en réseau les utilisateurs et leur proposer des outils de communication, de travail partagé, d’accès au savoir, de coordination et de suivi.

1. Les outils de communication de base : mail, chat, visioconférence, instant messaging

Ils facilitent les échanges entre les commerciaux sur les clients, les produits, le marché et la concurrence.

2. Les outils de travail partagé : agendas, bases de documents, forums

L’agenda partagé, outil indispensable de coordinateur de l’action d’un groupe de projet, permet de planifier les tâches et de contrôler leur avancement.

Les forums thématiques permettent à chacun de s’exprimer sur un sujet donné et de partager les informations utiles dans la pratique du métier.

3. Les outils d’accès à savoir : portails, moteurs de recherche, blogs, wikis et réseaux sociaux d’entreprise

Chaque collaborateur dans l’entreprise dispose de compétences et de savoirs qu’il peut être utile de partager pour éviter le travail fait en double, pour permettre une meilleure réactivité à un problème ou encore pour former un nouvel arrivant. Ces outils permettent de stocker de manière plus ou moins formalisée des connaissances, documents ou liens internet utiles et d’en faire profiter un plus grand nombre de collaborateurs. De nombreuses technologies existent tels les portails, les blogs, les wikis et plus récemment les réseaux sociaux. Face aux méthodes de recherche traditionnelle, plus individualistes, moins dynamiques et moins fructueuses faute de motivation des acteurs, ces nouvelles technologies sont indéniablement plus intuitives et conviviales. Elles pallient ainsi le manque de formation aux outils et aux procédures souvent constaté. Elles peuvent également amener davantage de visibilité sur la finalité et l’éventuel retour sur investissement.

4. Les outils de coordination et de suivi : workflow, formulaires, gestion de tâches, plannings

Le workflow permet d’automatiser des processus qui se font encore manuellement pour la plupart. Des plus simples comme la gestion des notes de frais ou des demandes de congés, au plus complexes comme la gestion de projet, les processus ont leur pertinence dès que l’entreprise adopte une organisation structurée et souvent hiérarchisée. Au niveau de la TPE, il est probable que cela introduise plus de contraintes que de bénéfices. Dans le cadre d’une gestion de projet, la gestion des tâches et des plannings devient la pierre angulaire du projet et permet une actualisation permanente des données pour toutes les personnes concernées qui sont donc informées des évolutions du projet en permanence. Ce sont des outils essentiels dès que les projets atteignent

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