Processus d'Achat

S4       LE TENSORER

PROCESSUS D’ACHAT

A) Définition

Selon M.Porter, un processus d’achat est une activité de soutien qui amplifie la création de valeur des activités principales : logistique, production, ventes. Ainsi le processus d’achat est dépendant de la vente ; il convient de déterminer l’offre que l’entreprise vend, c’est-à-dire de construire sa politique de vente, avant sa politique d’achat.

B) Politiques d’achat et commerciale

Le processus d’achat/vente s’articule autour d’une politique commerciale et une politique d’achat étroitement liées.

Les objectifs et les enjeux sont différents dans les entreprises industrielles et dans les entreprises commerciales.

1. Définition de composantes de l’achat

1. Approvisionnement et achat

Approvisionnement 

Consiste à fournir à l’entreprise des produits ou services dont elle a besoin en évitant des ruptures de stock.

Achat

Résulte d’une volonté de réponse à la demande client et englobe la dimension stratégique de recherche et de sélection de stocks.

1. Relation d’achat

• Relation Business to Business (BtoB)

• L’acheteur est expert dans son domaine d’achat et connait bien la filière, les fournisseurs et l’offre
• Produits échangés, souvent techniques et spécifiques aux besoins de l’entreprise de l’acheteur, imposent une collaboration étroite dans la durée entre 2 entreprises : le produit échangé est co-construit.

1. Le métier d’acheteur

L’acheteur recherche et sélectionne des produits et des fournisseurs selon la stratégie d’achat de l’entreprise.

1. Les enjeux des achats

Les achats doivent répondre à :

• Comment répondre à la demande des clients en quantité et qualité et sécuriser les approvisionnements ?
• Comment faire baisser les coûts d’achat et accroître la rentabilité sans altérer la quantité de l’offre de l’entreprise ?
• Faut il faire appel à un fournisseur ou réaliser soi-même l’activité ?
• Comment prendre en compte les impacts des achats sur l’environnement et avoir une politique d’achat éco-responsable ?

1. Les systèmes d’informations dédiés à l’achat

1. Qu’est-ce qu’un système d’information ?

Un système d’information est un ensemble de moyens humaines, organisationnels et informatiques organisés et dédiés à la collecte, au traitement et la restitution d’information.

Chaque entreprise construit son système d’information selon son activité et ses besoins.

Pour gérer l’ensemble des ressources elle utilisera une ERP c’est-à-dire un propigiciel à vocation transversale, il peut intégrer des modules spécifiques à la gestion des achats et gestion de vente.

1. Le système d’information d’achat

Il doit regrouper des informations sur les procédures d’achat en vigueur dans l’entreprise, les marchés amont, les fournisseurs, le prix, état des stocks. Pour renforcer son efficacité, il est intéressant de coupler le système d’information d’achat avec les systèmes d’informations logistiques, de gestion des entrepôts, de gestion des stocks et de transports des produits vers les clients. Ce sont les acheteurs qui renseignent les principales informations dans le système d’information achat de l’entreprise.

PREPARATION DES ACH        ATS

1. Etapes du processus d’achat

[pic 1]

1. L’analyse des besoins de l’entreprise

1. L’expression des besoins

Les besoins directement liés à l’activité de l’entreprise sont exprimés par la fonction marketing et/ou la fonction de production, en liaison avec la stratégie de l’entreprise.

Le processus d’achat lié à ces besoins principaux est fortement structuré, de façon à répondre aux clients pour réaliser un bon chiffre d’affaires et rentabilité.

Besoins exprimés par un prescripteur interne.

Les besoins indirects ou annexes sont nécessaires au bon fonctionnement de l’entreprise sans être stratégiques.

1. La classification des achats

1. Affiner l’expression des besoins internes

Pour répondre aux besoins, les acheteurs recherchent des fournisseurs, les sélectionnent et négocient un contrat d’achat.

La difficulté pour l’acheteur :

• Manque de précision de l’expression du besoin pat l’utilisateur, l’acheteur cherche alors à lui faire exprimer son besoin d’achat de façon plus précise
• De l’excès de précision de l’expression du besoin du client interne

La matrice ACDE :

[pic 2]

Puis, il peut affiner avec d’autres outils comme une analyse des aspects quantitatifs et qualitatifs du besoin. La synthèse des éléments clés du besoin constitue alors la base du cahier des charges à transmettre aux fournisseurs.

Les besoins exprimés sont classés par les acheteurs.

1. La classification selon la méthode ABC

La classification ABC s’inspire de la règle des « 20/80 » de Pareto, pour classer les achats à réaliser en 3 catégories :

• Les achats A qui représentent 20% des références et 80% du total des dépenses ou du chiffre d’affaires
• Les achats B qui représentent 30% des références et 15% du total des dépenses ou du chiffre d’affaires
• Les achats C qui représentent 50% des références et 5% du total des dépenses ou du chiffre d’affaires

Ce classement permet d’établir une priorité sur les achats de la classe A.

La sélection des fournisseurs de ces produits et la négociation d’achat seront importantes pour réduire les dépenses ou accroître le chiffre d’affaires.

1. La classification par famille de produits

Une classification par famille de produits distingue des groupes d’achats : matières premières, emballages, marchandises, prestations de services…

Chaque famille d’achats se caractérise par des volumes, des coûts d’achat, des fréquences et des délais d’approvisionnement, des responsables d’achats, des fournisseurs.

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