Suivi commercial du dossier annonceur

Ch 8 : Le suivi commercial du dossier annonceur

Introduction

Suite à la vente de la solution de communication, le vendeur doit s’assurer de la mise en œuvre. Le chef de projet va mettre en place des outils de suivi pour que la communication fonctionne bien entre les différents acteurs impliqués (interne/externe).

Cette étape déterminer la satisfaction du client et permettra sa fidélisation. La fidélisation commence par le respect des engagements pris.

Les grandes étapes du suivi :

- Créer un planning pour le projet

- Assurer la transmission des informations à tous les protagonistes

- Réaliser et livrer la prestation vendue

1) La mise en place d’un planning (ou rétroplanning)

Il doit permettre au chef de projet d’avoir une vision globale des différentes étapes de la mise en œuvre du dossier annonceur.

Certaines tâches étant liées entre elles, un retard dans l’exécution de l’une d’elles peut entraîner un retard général dans l’exécution de la prestation (nouveau planning).

Réaliser un planning suppose de :

- Lister l’ensemble des tâches à réaliser

- Programmer leur réalisation dans le temps (délai de réalisation et date butoir de réalisation)

- Programmer des validations intermédiaire

Un rétroplanning est établi à partir de la date de livraison et à des délais incompressibles nécessaires à la réalisation de chacune des tâches

Les outils utilisés :

- Internet (en envoyant des mails réguliers à son annonceur et aux prestataires engagés)

- Téléphone (pour rester en contact direct et rapide)

- Réunions de production (pour réunir tous les acteurs, prendre des décisions, valider des options)

2) Le suivi commercial

Le suivi commercial nécessite :

        1. Ouverture du dossier annonceur

- Saisir les informations dans la base GRC de l’agence (coordonnées, nom du contact)

- Réaliser un planning retraçant toutes les étapes de la prestation

        2. Envoi des propositions aux clients

- Envoi des premières réalisations (maquettes, propositions graphiques, spots, textes…) par le chef de projet

        3. Phase de correction

- Par retour d’e-mails ou entretiens téléphoniques, le client apporte les corrections

- L’agence ou la régie doit faire rapidement les modifications demandées si elles sont réalisables

Cette partie est toujours intégrée dans le devis initial

        4. Phase de validation finale

Une fois les corrections réalisées, on procède à une validation finale

- Création d’un BAT (Bon A Tirer) s’il s’agit d’une réalisation graphique (affiche, flyer, brochure…)

- Transfert des responsabilités vers le client dès sa signature

- Envoi du BAT au prestataire

        5. Livraison et clôture de la prestation

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