Controle interne

Pointes fortes

Pointes faible

Recommandation

1-Procédure de commandes

A-Demande d’achat

Les bons de commande sont pré-numérotés et sont établie  en quatre exemplaires.

Le non existence d’une procédure de demande d’achat en amont de la commande.

- dispersion d’information

- Lenteur de l’envoi de bon de commande

- Faible maitrise du contrôle et du suivi des demandes par service

Etablir une demande d’achat en deux exemplaires de la part du service concerné.

Conservé un exemplaire

dans un carnet souche et envoyer l’autre au service achat.

B-La commande

Un suivi séquentiel des achats par références d’articles et par échéances.

Risque de contournement : la possibilité de fractionner une commande en deux ou plusieurs fractions de commande inférieure à 10000.

Achats non adéquate aux besoins réelle et actuelle de la société

Aucun accusé de réception attestant la commande passée.

Risque de compromis avec les fournisseurs en cas de non reconnaissance d’une commande passée.

Il est opportun que le Directeur Technique procède à une revue de commandes inférieures au seuil de 10000.

Envoyer au fournisseur un exemplaire en plus de l’original du bon de commande qui servira d’accusé de réception de la commande et sera reçu par le service achat, puis classé avec le bon de livraison par date de livraison.

2-La Procédure de Réception des Articles :

Sauvegarde des documents

Le réceptionnaire signe le bon de livraison du fournisseur, en garde un exemplaire et en remet un deuxième  au livreur et crée un bon de réception en quatre exemplaires

Manque de traçabilité des informations porté sur les bons de livraison.

Perte ou omission  des documents

Utilisation des carnets à souche pré-numérotés et de conserver ainsi le troisième exemplaire du bon de réception par ordre chronologique afin de faciliter d’éventuelles recherches

3-Entrée en stock :

A-Entrée Physique des pièces reçues

L’inexistence d’une zone de vérification entre la section de réception et le

magasin pour contrôler la qualité des pièces reçues avant leur entrée

définitive en stock.

L’entreprise ne pourra pas faire de réclamations auprès des fournisseurs si les défauts des pièces ne sont détectés

que trop tard.

Risque de non qualité ce qui engendre une chute des ventes, qui va se traduire par un manque à gagner au niveau des résultats

Supporter le coût d’achat des pièces non conformes aux exigences de la production

crée un service destiné au contrôle de la qualité des pièces.

B-La mise à jour de l’inventaire permanent

Pas de séparation des tache « le magasinier s’occupe à la fois des entrées physique en stock et des mouvements d’entrée et de sortie en stock comptable ».

Possibilité de détournement des éléments du stock

Manque de suivie instantané des éléments de stock

Le magasinier doit s’occuper que de l’entré physique en stock

La saisie des mouvements en magasin à partir d’un bon de réception de la part du responsable de stock

Suivie instantané des éléments de stocks via un progiciel de gestion des stocks.

4-Enregistrement des factures fournisseurs :

Classement des factures par ordre d’arrivé et par fournisseurs.

Vérification des  factures.

La signature du chef de service concerné par la prestation.

Des factures qui échappent au contrôle suite au non existence des moyens de vérification au bon moment.

Les factures ne sont pas enregistrées et comptabilisé immédiatement « reporter une charge sur l’exercice suivant »

 Les bons de réception et de commande qui restant  en attente  du règlement en attente sont revus lors de réclamation des fournisseurs « Litiges avec un fournisseur »

Enregistrer les factures dès leur réception et d’effectuer

ensuite les contrôles et les cacheté.

Utilisation d’un logiciel de traitement de base de donné qui permette de  faciliter la vérification, de comparer les factures fournisseurs et les bons de réception sur la même période 

5-Règlement des fournisseurs :

Le service comptabilité fournisseurs  transmet à la trésorerie les pièces pour le quelles  il faut préparer un ordre de virement quelque jours avant échéances.

Aucune mention particulière n’est établie.

Possibilité de payer un fournisseur plusieurs fois

Perte de patrimoine de la société

Une fois l’ordre de virement et signé, les pièces justificatives doivent être neutralisé par un tampon « payé » avec mention de la date et des références de règlements

6-L’analyse des comptes :

Une balance nominative  des soldes des comptes individuel fournisseurs  est établie chaque mois.

Les comptes annuels sont analysés seulement par le service comptabilité fournisseurs.

Le chef comptable doit contrôler et analyser les comptes fournisseurs

Vérifier l’adéquation

entre le total des comptes individuels et le compte général du grand-livre.