Analyser la situation au Service du service registraire du CEGEP

Travail en équipe

PARTIE A

Mise en situation : Au Service du service registraire du CEGEP X, Josée doit saisir manuellement les notes des étudiants. Le SERVICE registraire du CEGEP ne parvient pas à diffuser au temps prévu les résultats des étudiants, vu que les résultats se préparent à la main. De plus, les responsables se trompent toujours de la mention des étudiants (Excellent, Très bien, Bien, Assez bien, échec). Ainsi, lors que les étudiants se présentent au comptoir pour réclamer leurs bulletins, IL y a toujours une longue file d’attente, et l’on constate que le service registraire est mal organisé.  En dépit de toutes ces difficultés, le directeur du CEGEP n’a pas été formellement au courant du retard au niveau des publications des résultats. Cependant, il a entendu dire dans les rumeurs que les résultats des étudiants ne sont pas soumis à la date prévue.

En faisant référence aux 7 étapes du processus de résolution des problèmes au milieu du travail, répondez aux questions suivantes :

1. Selon vous, quels sont les problèmes?

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Exercice 2- Analyser la situation

Maintenant que vous avez identifié le/les problèmes de l’exercice précédent (exercice 1), vous analyserez la situation en décrivant ou répertoriant les facteurs/causes qui entrainent ces problèmes

1. Identifier quelques pistes de solution : À partir de la mise en situation des exercices précédents (exercices 1 et 2), indentiez quelques pistes de solution. Le but est d’imaginer un certain nombre de pistes de solutions possibles.

NB : Vous êtes des informaticiens, on attend donc de vous des pistes de solutions technologiques

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4-Corriger le problème : Relisez la mise en situation et proposez la meilleure piste de solution qui pourrait résoudre la problématique du service registraire

Une fois que des pistes de solution ont été proposées, vous pourriez faire un choix judicieux, reflétant la réalité. Cette décision devrait se baser sur des critères qui sont de trois ordres : rationnel, socio-affectif et moral. Il faut aussi évaluer la pertinence relative de chacune des pistes de solution, de façon à effectuer un choix judicieux.

1. Faites brièvement l’évaluation rationnelle, socio-affective et morale de chacune des quatre solutions proposées par votre équipe.

1. Avec les partenaires de votre équipe, consultez le corrigé. En comparant vos réponses avec celles du corrigé. Décidez maintenant quelle solution vous retiendrez et décrivez brièvement votre choix.

6-   Planifier l’action : Vous définissez un ou des objectifs opérationnels, les actions et les ressources nécessaires pour atteindre l’objectif fixé

Établir l’échéancier

Au besoin, relisez les mises en situation des exercices précédentes

1. Quel sont les deux objectifs opérationnels?
2. . Quels sont les ressources nécessaires pour atteindre les objectifs opérationnels?
3. Décrivez trois moyens pour atteindre les objectifs opérationnels.
4. Lorsque les objectifs opérationnels sont atteints, décrivez trois modalités de contrôle afin de maintenir le système en place.

7- Standardiser : le plus beau plan du monde ne changera rien à la réalité s’il n’est pas mis en pratique

A ce stade, vous indiquez ce que vous allez faire pour passer à l’action ou matérialiser la solution de solution proposée. Vous n’aurez pas le temps d’implémenter la meilleure solution proposée, toutefois, vous pourriez imaginer un ensemble d’étapes qui pourraient mener à la matérialisation de la solution.

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