Questionnaire du diagnostic : Processus Approvisionnement

Questions

Oui

Non

Observations

Cycle Fournisseurs

1. Quel est le nombre minimum de fournisseur que vous consultez ?

1. Existe-t-il des clauses de contrats avec fournisseurs ?

1. Quels sont les critères sur lesquels vous vous basez pour le choix des fournisseurs ?

1. La livraison fait-elle l’objet d’un contrôle qualitatif ?

1. La livraison fait-elle l’objet d’un contrôle quantitatif ?

1. Détruit-on les exemplaires excédentaires ?

1. Les factures composent-elles les références du règlement ?

1. Les factures composent-elles un visa de saisie ?

Formalisation et autorisation des commandes

1. Existe-t-il un système de déclenchement des commandes lorsque les stocks arrivent à une quantité minimum ?

1. Les bons de commandes sont-ils établit systématiquement ?

si oui, sont-ils : pré numérotés ?

1. Etablis en quantités et en valeur ?
2. Signé par un responsable, au vu de la demande d’achat ?

Suivi des commandes en cours 

1. Les commandes en cours sont-elles suivies ?

1. Existe-t-il une procédure de relance

1. Un exemplaire des bons de commandes est-il communiqué :

Au  chargé de la réception

A la comptabilité générale

Suivie à la réception 

1. Existe-t-il un service de réception

1. Toutes les réceptions correspondent-elle à des marchandises commandées ?

1. Rapprochement entre réception et la facturation

1. Le service comptable attribue-t-il un numéro d’ordre chronologique aux factures et avoirs reçus avant de les transmettre aux personnes chargées de les vérifier ?

1. Les doubles des factures et avoirs sont-ils annulés ?

1. Les factures et avoirs sont-ils annulés ?

1. Les factures reçus sont-elles vérifiées avec les bons de commandes et de réception concernant :

Les quantités

La qualité ?

Les prix unitaires ?

Les conditions financières ?

Rapidité, exactitude et exhaustivité des factures

1. La comptabilité fournisseur reçoit-elle un exemplaire :

Des bons de commandes ?

Des bons de réception ?

1. La comptabilité fournisseurs vérifie-t-elle la séquence numérique des documents de supports comptable :

Des bons de réception ?

Des bons de retour ?

Régularité du paiement

1. Les paiements sont-ils justifiés par une facture acceptée ?

1. L’ordre de paiement est-il donné par des personnes autorisées ?

1. Le double paiement des factures est-il impossible ?

1. Enregistrement des mouvements

1. Les mouvements de stocks suivant sont-ils saisis sur des documents standards propres à l’entreprise ?

1. S’ils existent, ces documents sont-ils utiliser pour mettre à jour :

Les fiches de stocks ?

L’inventaire permanent ?

1. Le mode d’enregistrement de ces documents permet-il de s’assurer de l’exhaustivité de leur enregistrement sur les fiches de stocks ?

1. Les fiches de stocks et l’inventaire permanent sont-ils régulièrement rapprochés ?