Diagnostic, Savoir Et Performance

Synthèse

Compte tenu des relations tendu entre les deux services du 1er étage et du 2eme étage, appuyez par leurs témoignages, un problème organisationnel semble être mit en évidence au niveau de la prise en charge des appels téléphonique. Dans un premier temps nous parlerons des causes de ce problèmes et dans un deuxième temps des solutions possibles.

I) Les causes du problème

Les causes sont dans un premier temps organisationnel car il y a un mauvais emploi du temps car les horaires d’ouverture des différents services sont décaler ce qui provoque des confusions dans l’organisation des prisent en charges des appels. Il y a aussi une mauvaise répartition des taches car chaque personne n’a pas réellement une mission définie et aucune ne sait exactement ce qu’elles doivent faire.

La deuxième cause est matériel, car il n’y a pas de boite vocal qui permettrait d’informer les clients des horaires d’ouverture des différents bureaux et de pouvoir laisser un message en cas de besoin. De plus cela permettrait aux clients de choisir le service qui leur est concerné pour éviter des problèmes. Dans l’annuaire le premier numéro indiquer est celui du 1er étages donc toutes les personnes appel a ce numéro lorsqu’il on perdu les numéros indiquer sur leur documents. Aucun numéro personnel n’est donné aux clients pour pouvoir appeler les personnes concernées en cas de besoin.

II) Les solutions à ce problème

Comme solution la mise en place d’une boite vocal permettrait une meilleure organisation pour les assistantes mais aussi pour les clients qui seraient informés dans quel service ils doivent aller et quelle sont les horaire d’ouverture.

Comme autre organisation, une réorganisation de l’emploi du temps serait indispensable pour que les clients ne se trompent plus et que cela leur soit plus accessible. Cela permet également une meilleure organisation pour les assistantes car chacune serait exactement à quel heures chacune d’elle commence et finissent.

En conclusion, pour régler les problèmes un sein du service la simple mise en place d’une boite vocal et une réorganisation des emplois des temps suffirait pour rétablir une bonne entente au sein du service.

En conclusion, pour régler les problèmes un sein du service la simple mise en place d’une boite vocal et une réorganisation des emplois des temps suffirait pour rétablir une bonne entente au sein du service.

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