SEMINAIRE DE TECHNIQUES D’ANIMATION ET DE CONDUITE DE REUNION

MINISTERE DE L’ENSEIGNEMENT SUPERIEUR              REPUBLIQUE DE COTE D’IVOIRE

ET DE LA RECHERCHE SCIENTIFIQUE                              Union – Discipline – Travail  

               ______________        

        [pic 1]                                                

               ______________                                                          

 Année Universitaire 2015-2016
UFR des Sciences Économiques et de Gestion                         

[pic 2]

Master de Management des Organisations – MMO A / B  
PR TRAORE François bruno

SEMINAIRE DE TECHNIQUES D’ANIMATION

ET DE

CONDUITE DE REUNION

_______  

DECEMBRE 2015

SOMMAIRE

Cet enseignement s’inscrit dans le cadre global des formations en Ressources Humaines et dans le contexte spécifique de l’apprentissage du management des équipes et des personnes des administrations publiques et des entreprises du secteur privé.

INTRODUCTION …………………………………………………………………………….…. 3

• LA GESTION ET PLANIFICATION D’UNE REUNION^[1] 

        I – LES OBJECTIFS QUE S’ASSIGNE UNE RÉUNION ……………………..……………. 4

        II – DEFINITION DE LA RÉUNION ………………………...…………………..……………. 4

        III – LES DIFFÉRENTS TYPES DE RÉUNIONS ……………………………………..…….. 4

        IV – LA PHASE DE PRÉPARATION D’UNE RÉUNION …………………………………….7

        V – LA PHASE DE CONDUITE DE LA RÉUNION ……………………………………….. 10

        VI – LA PHASE D’APRÈS RÉUNION …………………………………………………….….11

        CONCLUSION ……………………………………………………………………………..….. 12

        ANNEXES …………………………………………………………………………..…………. 13

        BIBLIOGRAPHIE …………………………………………………………….…..………...…. 15

INTRODUCTION

Dans l’Administration publique ainsi que dans le secteur privé, les personnes commises à une fonction sont toujours confrontées, dans l’exécution de leurs tâches, à ce que l’on appelle l’Animation ou la Conduite de Réunion. Celle-ci consiste en une série d’éléments techniques qui prescrivent la manière dont il importe de procéder pour réussir à communiquer avec un auditoire à une occasion bien définie.

Le management, l’administration ou la gestion d’une organisation ou de ressources humaines est en soi un acte de communication, au cours duquel des échanges ont lieu, qui atteignent à des résultats consensuels dont il importe de tenir compte dans la perspective d’une amélioration du profil qualitatif de l’individu ou de la structure. Le manager est en amont et en aval de cette entreprise qui a pour but de le valoriser et de lui permettre de rester en contact permanent avec ses collaborateurs et ses partenaires. Cet enseignement est destiné aux futurs cadres fonctionnels qui animent des réunions ou des séances ou groupes de travail. L’animation ou la conduite d’une réunion se prépare et toutes ses étapes doivent faire l’objet d’une maîtrise parfaite.

 I - LES OBJECTIFS QUE S’ASSIGNE UNE RÉUNION

Quelle que soit sa nature, une réunion doit pouvoir se fixer des objectifs et s’engager à les atteindre. Mais l’objectif qui est commun à la plupart des réunions est de pouvoir constituer un cadre d’échange et de concertation où est planifiée la gestion de la structure, dans la perspective d’accroître son rendement, une sorte de démarche qualité qui optimise aujourd’hui la productivité des structures viables. Un autre objectif est également de corriger la gestion de l’entreprise, si besoin est, de manière à relancer et à dynamiser la politique globale et spécifique de l’administration ou de l’entreprise traduite en acte ou en stratégie de gestion.

En somme, nous retiendrons que ce module a pour objet :

- d’apprendre au futur manager à animer efficacement et avec aisance tous les types de réunions et séances ou groupes de travail ;

- de voir comment obtenir la contribution active des participants à une réunion ;

- d’apprendre ce qu’il importe de faire pour dynamiser les réunions classiques.

II - DEFINITION DE LA RÉUNION

Une réunion est un cadre, une occasion d’échange, de concertation et de discussion, formelle ou informelle, qui met en présence différents acteurs familiers ou non, sur un sujet relatif à une préoccupation commune.

 III - LES DIFFÉRENTS TYPES DE RÉUNIONS

Une classification sommaire et rapide nous amène au constat qu’il existe deux grands types de réunions : les réunions restreintes à une catégorie spécifique de personnels et les réunions élargies à l’ensemble des personnels d’une structure, voire de partenaires extérieurs, de clients ou de simples usagers. En outre, plusieurs types de réunions sont distingués les uns des autres, en partant du paramètre de la donnée. Ainsi, avons-nous des réunions de 5 minutes également appelées « briefing» ou réunions flash, des réunions de 15 mn, de 20 mn, de 30 mn, de 45 mn, d’une heure, d’une heure trente minutes, de deux heures ou plus pour les rencontres en Assemblée générale ordinaire ou extraordinaire.

...