Commet animer une réunion ?

Note de recommandations n°01

M.Désiré

Guadeloupe distillerie

Le 10 mars 2005,

Objet : Information concernant l'animation de la réunion

Dans le cadre de notre nouvelle gamme de tisanes « Tisan'île » , le lundi 12 avril 2005, à 14 heures, dans la salle Marie Galante, une réunion à été fixée afin de présenter ces nouveaux produits.

Une trentaine de participants est attendue à la réunion, pour cela il faudra organiser la salle 2 heures avant la réunion. Tout d'abord, nous disposerons les tables en forme de « U » pour que cette réunion soit conviviale et que tout le monde puisse vous voir. De plus, il sera mis à dispositions 2 paper board ainsi qu'un rétroprojecteur afin de présenter cette nouvelle gamme de produits.

Il sera nécessaire de préparer 9 théières chaudes ainsi que des petits gobelets en plastique afin que chacun puisse goûter les 3 nouveaux produits de la nouvelle gamme « Tisan'île ».

Afin que cette réunion soit conviviale et qu'elle se déroule dans de bonnes conditions, il faudra s'assurer que chacun des participants soient à l'aise, attentif et se sente écouté.

Face aux personnes timides, il faudra les mettre en confiance pour ensuite leurs donner la parole.

En ce qui concerne les personnes rebelles, il faudra être attentif à leurs commentaires et leurs comportements tout en faisant attention que celles-ci ne s'énervent pas, pour ne pas que la situation dégénère.

Pour les personnes qui tatillonnent, il faudra aussi être attentif aux attentes et aux commentaires car cela pourrait apporter de l'amélioration aux produits. Cependant, il ne faut pas que l'individu ralentisse le déroulement de la réunion en restant fixé sur un petit détail.

Il peut aussi y avoir des personnes dites des « divas » , en effet, il faut écouter les propositions de tous car chacun à le droit de s'exprimer mais il faut toujours trouver une solution pour montrer à ces individus que notre solution est la bonne.

Pour les personnes affectives, il faudra les rassurer et les calmer en cas d'émotions fortes.

Enfin, pour les personnes bavardes, il faudra les encadrer, les intéresser et surtout les recadrer en cas de déconcentration.

En espérant que cela vous aide pour préparer votre réunion.

...