Animer Une Réunion

Animer un réunion

Tâches à effectuer en amont de la réunion :

bien cerner le sujet pour l'exposer clairement,

définir et exposer les limites et les contraintes des solutions,

arrêter le choix des participants,

planifier la (les) séance(s).

L’animateur doit sélectionner les bons participants et les inviter en tenant compte de contraintes multiples (plannings, lieu, logistique...)

Tâches à effectuer pendant la réunion :

s'effacer (dans la mesure du possible), n'intervenir que sporadiquement et de façon succincte pour laisser les autres occuper l'espace de parole

réguler les échanges

Il ne doit pas perdre de vue que c'est là son rôle principal, et que son comportement doit traduire le respect qu'il a pour le professionnalisme et l'engagement des participants.

épauler le ou les minoritaires, même si on ne partage pas leur avis, car ils obligent le groupe à approfondir la réflexion et à argumenter sa position.

créer des événements du type "mettre les pieds dans le plat", poser des questions déroutantes...

n'accepter aucune assertion péremptoire ou non argumentée.

éviter les références, ou le partage de connaissances sous-entendues. Bien des réunions s'achèvent sur des conclusions fondées sur du sable faute d'étaiement des informations qui y ont conduit. La responsabilité de l'animateur est alors entière.

permettre aux opposants d'exprimer leur retenue et ce qui la fonde. Pour autant, être contre ne doit pas suffire. Vous leur notifierez que faute de proposer mieux, ils seront partie prenante des résultats de la réunion et que chacun sera engagé dans les décisions prises par le collectif.

Tâches à effectuer en aval de la réunion :

Conclusion :

Une réunion efficace ne s'improvise pas.En plus de sa fonction première d'organisateur et de régulateur des échanges, l'animateur recherchera les moyens de motiver et d'impliquer les participants pour qu'ils donnent le meilleur d'eux-mêmes. Bien des réunions désordonnées et répétées aux conclusions hâtives s'expliquent par la non prise en compte de ces deux dimensions fondamentales.

Pour être motivés, les participants devront être informés en temps et en heure des tenants de la réunion, du rôle qu'ils auront à jouer et l'animateur, en régulant les échanges, assurera les conditions propices à l'expression de chacun. En outre, parties prenantes dans la qualité des décisions prises et dans leur mise à exécution, les participants se sentiront engagés dans les conséquences pratiques de la réunion qui de ce fait trouvera son efficacité.

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