Animer Une réunion

DEMOCRATIE PARTICIPATIVE

Formation à destination des membres des Conseils de Quartier

M0DULE 1 : Animation et conduite de réunion

Fiche méthodologique n° 1

LA PHASE DE DEMARRAGE

Passer 10 % du temps à éclaircir ses questions afin que les participants se

rendent disponibles, réceptifs.

APPREHENSIONS DES PERSONNES

REPONSES DE L’ANIMATEUR

Quelle va être l’ambiance ?

Accueil, sourire, disponibilité,

disposition de la salle…

Qui est l’animateur ?

Est-il compétent ? débutant ? Va t-il

être à notre écoute ou nous imposer

ses idées ? Quel genre de relation va

t-il instaurer avec nous ?

Présentation avant ou après le

groupe

Qui sont les autres participants ?

Tour de table

Expression des attentes

Que va-t-on faire ?

Pourquoi sommes-nous là ?

Contexte de cette action, objectifs,

contenus abordés, méthodes,

découpage envisagé, aspects

pratiques (horaire, pauses, repas,

présentation du lieu d’accueil),

documents pédagogiques remis

Comment va-t-on travailler ?

Pendant combien de temps ?

les méthodes, l’organisation pratique,

les horaires, les règles du jeu

Serai-je à la hauteur ?

vais-je rencontrer des difficultés ? que

vont penser de moi les autres ? vais-je

pouvoir suivre ?

Règles de fonctionnement : non

jugement, pas de questions idiotes …

Ou sommes-nous ?

Informations sur le lieu

Objectifs :

Mettre chacun individuellement et le groupe collectivement en état de

participer activement à l’action

Répondre aux besoins de chacun en lien avec leurs appréhensions

Créer un climat de coopération entre les personnes et l’animateur

Sécuriser

Formation Animation de réunions – Ville de Lyon 2010

Intervenante : Sylvie GRIVEL

www.sylvie-grivel.com

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Fiche méthodologique n° 2

LES 3 PHASES D’ORGANISATION D’UNE REUNION

ETAPE 1 : PREPARATION DE LA REUNION

· Pourquoi ?

· Quoi ?

· Qui ?

· Combien de personnes ?

· Qui fait quoi ?

· Quand ?

· Ou ?

· Comment ?

· Combien de temps ?

· Préparation matérielle

· Préparation psychologique

ETAPE 2 : ANIMATION DE LA REUNION

· Créer le climat de confiance

· Inclusion

· Poser le cadre : le TOAST

· Rôles de l’animateur :

· Production : Méthodes de travail

· Facilitation : Se faire comprendre et faciliter l’expression de chacun

incluant la gestion des situations et des comportements difficiles

· Régulation : Gestion des tensions dans un groupe

ETAPE 3 : CONCLUSION / PONT SUR LE FUTUR

· Synthétiser la production

· Fixer la date de la prochaine réunion

· Demander un feed back sur la réunion

Formation Animation de réunions – Ville de Lyon 2010

Intervenante : Sylvie GRIVEL

www.sylvie-grivel.com

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Fiche méthodologique n° 3

INVITATION / CONVOCATION TYPE

Type de réunion : information, décision, recherche de solutions, autres

Thème : si besoin joindre un dossier permettant au participant de

l’étudier et de préparer ainsi sa réflexion et ses interventions

Objectif : utiliser des termes et des expressions issus du langage et des

préoccupations des invités

Mettre en évidence les retombées dont pourront bénéficier vos invités

Plan : Joindre un plan de travail pour les impliquer

Participants : liste des participants

Animateur :

Informations complémentaires :

Coordonnées :

Date

Lieu (joindre un plan si nécessaire)

Heure de début

Heure

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