Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour protéger les données et le système d’information de ce projet.

Les bonnes pratiques à mettre en œuvre pour protéger les données et le système d’information de ce projet.

Le projet de communication est composé d’un ensemble de documents très variés : brief, compte rendu, cahier des charges, recommandation, maquettes successives et réajustées des documents de suivi tels les calendriers, budget, notes de cadrage mais aussi des documents comptables comme les devis et factures ou juridiques comme une autorisation de droit d’image.

Tous ces éléments constituent un système d’information en soi qui mérite d’être protégé dans son intégrité physique, dans ses modalités de partage, dans son archivage.

Intégrité physique des fichiers :

Travailler avec les bons outils informatiques, cela veut dire se protéger des intrusions, des dégradations possibles des fichiers accidentelles ou volontaires. Les univers informatiques mettent en place de système de protections multiples : pare feu, antivirus, anti espion ou des méthodes comme la défragmentation des données (Ia défragmentation permet de réorganiser physiquement le contenu du disque pour mettre chaque morceau de fichier ensemble et dans l’ordre, dans le but d’augmenter la vitesse de lecture).

Le partage sécurisé des données :

On peut partager les documents du projet avec les membres de l’association Solann dans un espace sécurisé de type espace collaboratif en ligne comme Google Drive, ou encore OneDrive.

L’intérêt d’un tel espace est son accessibilité aux seules personnes authentifiées et définies en amont par le créateur de l’espace qui peut être le chef de projet. L’authentification se fait par le biais d’un login et d’un bon mot de passe.

Dans la relation avec les prestataires dont les imprimeurs, il est souvent utilisé un serveur FTP qui protège l’envoi des fichiers lourds (vidéos, maquettes) sur un canal protégé et accessible aux seules personnes autorisées (identifiée par leur adresse de courriel).

L’archivage des données du projet :

Les documents peuvent tous être archivés numériquement y compris les pièces comptables ou juridiques, dont les durées de stockage, variable de 5 à 10 ans à beaucoup plus, sont fixées par règlement et dispositions légales. On pourra alors supprimer le dossier papier.

Les éléments techniques comme les BAT (épreuves de contrôle, Cromalins, Ugra Fogra) sont souvent conservés par l’imprimeur lui-même comme traces et justificatifs du travail réalisé.

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