Diagnostic financier

QUESTIONNEMENT DU MANAGER DANS UNE ORGANISATION

Le manager tentera de répondre  à des questions ayant trait aux conditions qu’il devra  rencontrer  pour que son équipe travaille de manière optimale et conformément au contrat de performance qu’elle a mis en place dans le cadre d’un management par les compétences.

À cet effet, les questions auront trait à :

• L’ORGANISATION

• Que dois-je mettre en place dans mon service pour que chacun de mes collaborateurs identifie son rôle dans le service auquel il appartient ?

• Mes collaborateurs disposent-ils d’une présentation du service auquel ils appartiennent ?
• Mes collaborateurs ont-ils chacun sa place clairement définie dans l’organigramme de l’institution ?
• Mes collaborateurs ont-ils tous leur fiche de poste ?
• Comment est-ce que j’organise, sur le long terme l’adage, « la performance de l’organisation, c’est l’affaire de tous » ?
• Comment est ce que je  supervise les conditions de travail de mes collaborateurs ?
• Comment est-ce que je favorise et mets en valeur le travail extérieur de mes collaborateurs (formation, stages, réunions de travail..)?
• Comment le retour d’information est-il formalisé dans le service ? Comment  est-il organisé ?
• …etc…

• SENS DE L’ACTION

• Quelles sont les stratégies que j’ai mises en place pour donner du sens à l’action de mes collaborateurs ?

• Une évaluation de la performance collective du service est effectuée annuellement ?
• Les objectifs du service sont revus et négociés annuellement avec mes collaborateurs ?
• Comment je définis les priorités d’action du service?
• De quand date la dernière réflexion interne sur les orientations de l’organisation, ses enjeux, ses forces, ses faiblesses, environnement favorable-défavorable, orientations sur plusieurs années, plans d’action… ?
• Quel est le niveau d’information de mes collaborateurs  sur le programme de modernisation de l’organisation ?
• Comment est organisée dans le service, la diffusion des documents stratégiques ?
• Quelles sont les activités de mon service qui nécessitent une évaluation régulière ?
• J’ai eu un prédécesseur et j’aurai un successeur, comment  gérer dans la continuité les démarches et processus mis  en oeuvre?
• …etc… ?

• COMMUNICATION

• Comment est-ce que  je favorise la communication au sein  de mon service ?

• Comment est géré le courrier « arrivé » dans le service  (papier, message électronique, copie  pour information) ?
• Comment est géré le courrier « départ » du service (signature, copie pour information, enregistrement) ?
• En l’absence du responsable principal, comment avoir accès à un dossier en cours ?
• Comment je favorise les échanges internes de mes collaborateurs  et entre mes collaborateurs et moi-même ?
• Comment est-ce que j’informe mes collaborateurs  des activités de leurs collègues, à l’extérieur du service ?
• Comment sommes-nous informés des activités des autres services ?
• Quels sont les derniers articles que mon service a  proposés au journal interne de l’organisation ?
• Comment sommes nous informés des heureux événements des membres de l’équipe ?
• Comment sommes nous informés des difficultés rencontrées par certains membres de l’équipe ?
• Quelles sont mes réactions quand un avis, un conseil ou une information que j’ai communiqués n’est pas suivi ?
• Comment est-ce que je prends en compte les critiques de mes collaborateurs ?
•  …etc… ?

• VIE QUOTIDIENNE

• Quels sont les principaux éléments de mon attitude personnelle qui peut être cités en exemple ?

• Peut-on me faire le reproche : il ne dit pas bonjour ?
• Comment est-ce que je gère mon emploi du temps pour avoir suffisamment de disponibilité pour mes collaborateurs ?
• Comment est-ce que je gère mes décisions prises et surtout celles que j’ai à prendre ?
• Quelles sont mes principales actions destinées à favoriser la solidarité interne, l’entraide, le compagnonnage ?
• Comment est géré le planning des congés et les remplacements ?
• Comment sont programmés et gérés les frais de déplacement ? Existe-t-il des règles internes ? Comment sont-elles communiquées à l’interne ?

• GESTION DES RESSOURCES HUMAINES

• Quels sont mes actions et mes positionnements qui me placent spontanément, par rapport à mes collaborateurs comme leur interlocuteur privilégié pour traiter avec satisfaction la question de leur avenir professionnel à moyen et à long terme ?

• Quelles sont mes connaissances des règles des statuts de mes différents collaborateurs ?
• Comment est organisée la période d’évaluation : responsabilités, planification, délais, modalités, … ?
• Comment sont contractualisés les objectifs annuels ? De quels documents disposons-nous pour faire le point sur l’atteinte des objectifs en question ?
• En dehors des périodes d’évaluation, quels sont les moments où je m’entretiens avec mes collaborateurs sur leur avenir, la formation, les relations au travail ?
• Quelle utilisation du plan de formation dans mes relations avec mes collaborateurs ? Comment est-ce que je mets à jour avec mes collaborateurs, les formations nécessaires au service  afin qu’elles soient inscrites au plan de formation ? Qui est chargé de suivre ces demandes de formation supplémentaire et de faire en sorte qu’elles aboutissent ?
• Comment est-ce que j’assure l’accompagnement de la mise en œuvre des acquis en formation de mes collaborateurs ?
• Quelles sont mes compétences pour lesquelles je peux être formateur ? Lesquels de mes collaborateurs sont formateurs ?
• Comment est-ce que j’aborde avec mes collaborateurs la question de leur avenir professionnel ?
• Comment est géré l’accueil du nouvel arrivant ? QUI FAIT QUOI ET COMMENT ?
• Comment est gérée l’expertise dans l’organisation et le départ à la retraite ?
• Quelles sont  mes méthodes de prévention des situations conflictuelles internes et d’écoute des éléments annonciateurs de tension ? Comment est-ce que je règle les difficultés relationnelles ?  Comment est-ce que j’accompagne personnellement un agent en difficulté ?

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