Connaitre les tarifs du mobilier et du matériel de bureau pour les salariés

BTS Assistant de Manager

Session 2016

EPREUVE E4 :

COMMUNICATION PROFESSIONNELLE EN FRANÇAIS ET EN LANGUE ETRANGERE

Fiche de situation n°:1

Nom et prénom du candidat : AKOTO Manuela

N° d’inscription :

Situation d’évaluation : A ou B : Français

Langue vivante choisie (pour la situation d’évaluation B).

LA SITUATION DE COMMUNICATION

Vécue

OUI

x

NON

Observée

OUI

NON

x

Intitulé de la situation : Connaitre les tarifs du mobilier et du matériel de bureau pour les salariés

Type de situation : Rendre compte, informer, faire le point avec le manager

L’ORGANISATION CONCERNEE

Nom : Résidence Medicis d’Evry (DOMUS Vi)

Adresse : 35 Boulevard Decauville, 91 000 EVRY

Activité : Résidence Médicalisée

Département ou service : Soins et services aux personnes âgés

LE CONTEXTE DE LA SITUATION

Contexte managérial :

Mme COUTZAC est la directrice de la Résidence Médicis
Madame COUTZAC est un manager , très agréable et sait mettre les gens à l’aise. Elle sait écouter ses collaborateurs et leur accorde sa confiance et leur parle de façon ouverte. Ils travaillent ensemble dans un bon climat relationnel. Elle pratique un management de style participatif car elle fait participer ses collaborateurs et les consulte souvent pour savoir l’avancé du travail, elle est à leur écoute et échange des moments conviviaux avec eux

Contexte organisationnel :

La résidence Médicis embauche très souvent du personnel pour pouvoir assurer les différents services qui constituent l’entreprise.

Les salariés sont plusieurs dans les bureaux, cela entraine une surcharge des documents, du matériel etc. Le personnel ne s’y retrouve plus, les affaires et le matériel disparaissent ou n’ont plus de place pour être rangées. Ce manque de place devient inquiétant.

Il faut alors trouver du mobilier pour pouvoir rangé les affaires des salariés, savoir combien cela va coûter à l’entreprise.

Madame COUTZAC m’a fourni des sites qui vendent tout ce dont les employés ont besoins concernant les bureaux.

Contexte relationnel

• Composantes de la communication *

Les acteurs (âge, expérience, style de management, personnalité) :

Mme COUTZAC Catherine, directrice,

Entre 40 et 500 ans, elle a un style de management paternaliste et bienveillant.  Elle recueille les avis de ses collaborateurs même si la décision finale lui revient. C’est une gérante assez gentille et ouverte.

Moi (assistante)

La relation entre les acteurs

Madame COUTZAC est ma supérieure hiérarchique. Notre relation est professionnelle, il y a une relation de respect.

Canal : Communication orale, en face à face

Lieu : Bureau de Madame COUTZAC

Temps : 20 min

• Enjeux

Madame COUTZAC souhaite connaitre les tarifs des mobiliers et du matériel de bureau dans les différents magasins en ligne afin que ses employés puissent travailler dans de bonnes conditions. C’est un enjeu organisationnel et relationnel

Et moi je cherche à lui donner les informations qu’elle recherche.  C’est un enjeu personnel

• Forme de la communication

Il s’agit ici d’une communication interpersonnelle entre ma responsable et moi, elle se fait en interne dans son bureau. Il s’agit d’une communication formelle puisque ma responsable me donne des informations précises, elle sait exactement ce qu’elle veut. 

• Techniques et outils de communication utilisés

Compte rendu orale et écrit.

LES STRATÉGIES DE COMMUNICATION MISES EN ŒUVRE *

Relation des faits mettant en évidence la (les) stratégie(s) développée(s).

Je suis rentrée dans le bureau de Mme COUTZAC, elle m’a demandée de m’assoir en face d’elle et de lui dire ce que j’ai trouvée. Je lui ai fait mon compte rendu. Je lui explique qu’avec la liste des sites qu’elle m’a fournis, j’ai d’abord regardée et notée les avis des acheteurs concernant la qualité des articles vendues sur ces sites. J’ai appelé les différentes entreprises afin de savoir s’il était possible de bénéficier d’une réduction si nous commandons beaucoup d’articles.

Je lui expose alors dans un tableau les entreprises qui font les meilleurs produits de bonne qualités avec de bon prix où en plus de cela nous bénéficieront d’une réduction.

Elle m’a alors dit que ces informations vont lui être très utile pour savoir de combien seront les dépenses  pour le matériel dont l’ entreprise a besoin et que j’avais fait du bon travail.

L’ÉVALUATION DE LA RELATION

Évaluation de la communication, de son efficacité professionnelle

M COUTZAC a eu confiance en moi avant cette situation et mon travail ne l’a pas déçu.

La communication a été réussie car les instructions ont été explicites et suivies scrupuleusement.

Cette communication a eu des conséquences sur la relation stagiaire-tuteur, Mme COUTZAC m’a déléguée plus de missions.