Fiche de situation professionnelle GRCF

NOM Prénom

GHALEB Sarah

N° Candidature

                             FICHE D’ANALYSE DE SITUATION PROFESSIONNELLE

                       X GRCF

◻ Communication orale

◻ Communication écrite

Identification de la situation professionnelle :

 Modalité de réalisation

◻ Avant la formation

◻ Pendant la formation en établissement

X  Pendant la formation en PME/Organisation

Période de réalisation :

Janvier 2023

Conditions de réalisation

◻ En autonomie

X Accompagné

◻ En observation

Activités concernées

• Activité 1.1. Recherche de clientèle et contact
• Activité 1.2. Administration des ventes de la PME
• Activité 1.3. Maintien et développement de la relation avec les clients de la PME

◻ Activité 1.4. Recherche et choix des fournisseurs de la PME

X  Activité 1.5. Suivi et contrôle des opérations d’achats et d'investissement de la PME

• Activité 1.6. Suivi comptable des opérations avec les clients et les fournisseurs de la PME

Intitulé de la situation professionnelle

Tenue et suivi d’un fichier de facturation fournisseurs

Lieu, période et durée de réalisation

Lieu : En entreprise chez TDF

Date : Janvier 2023

Durée de cette réalisation : 1 semaine

Cadre de la situation professionnelle

Fondée en 1975, TDF est une entreprise française spécialisée dans la diffusion de contenus audiovisuels et la transmission de signaux numériques.

L'incident s'est produit sur mon lieu de travail, où je partageais un bureau avec ma collègue ma responsable Carole PAGE. Notre responsabilité était de gérer et de suivre un fichier de facturation. Cette tâche est effectuée régulièrement, environ chaque semaine, et j'ai remarqué qu'il nous manquait plusieurs pièces comptables pour certains mois.

                               PROBLEME DE GESTION SOULEVE ET ENJEUX DE LA SITUATION

                  DE GESTION

DE COMMUNICATION ORALE

DE COMMUNICATION ECRITE

J'ai reçu une demande de restructuration du premier fichier de facturation, car il était trop volumineux et difficile à utiliser.

L'objectif opérationnel est de créer un nouveau fichier plus accessible pour les collaborateurs.

De plus, cela me permettra de mettre en valeur mes compétences en Excel.

J'ai donc pour mission de réaliser cette tâche dans un délai donné.

Acteurs et relations entre les  acteurs

Carole PAGE, ma responsable, les prestataires et moi-même, avons une relation hiérarchique asymétrique.

Objectif 

• Disposer d'un fichier professionnel pour assurer une gestion efficace de la facturation.
• Création d’un nouveau fichier bien organisé et moins complexe.
• Répertorier toutes les factures, devis et avoirs des fournisseurs pour les mois de novembre et décembre.

Conditions de réalisation : contraintes dont le processus et organisation comptable, environnement numérique

Nous devons créer un fichier de facturation efficace en respectant les normes de mise en page demandées par ma responsable.

L'objectif est d'obtenir un fichier clair et facile à utiliser.

Pour ce faire, nous utiliserons les outils numériques tels que deux ordinateurs, l'intranet de l'entreprise, la messagerie Outlook, un fichier Excel, un dossier numérique d'archives, un scanner et une imprimante.

Ressources à disposition

Voici les éléments dont j'ai besoin :

- Les factures, devis et avoirs des fournisseurs.

- Les directives de ma responsable.

- Un scanner et une imprimante.

- Le tableur Excel contenant l'ancien fichier de facturation

- L'ordinateur pour accéder à l'intranet et utiliser le logiciel de facturation.

Solutions logicielles choisies et fonctionnalités mobilisées

Les logiciels sélectionnés comprennent le tableur Excel avec des fonctionnalités avancées telles que RechercheV, Fonction SI, Sous-Total, Max, Min et Mode. Il inclut également des fonctions de calcul basiques comme les sommes, les dates, les multiplications et la mise en forme conditionnelle. 

Messagerie Outlook et Oracle, logiciel de facturation.

Productions réalisées

Le Classeur Excel comprend les éléments suivants pour la facturation :

- Le Grand Livret AP (liste des factures fournisseurs comptabilisées sur l’année 2022/2023)

- Un bordereau de prix

- Des listes déroulantes pour faciliter la saisie des données.

Écrits professionnels produits

Oraux professionnels