Stage dans une entreprise de services informatiques

SESSION 2009

MEMOIRE

Sommaire

I – Présentation de l’entreprise

1-Fiche signalétique de l’entreprise SAFI 1

2-Organisation comptable 1

3-Organisation informatique 2

II – Les travaux effectués

1-La saisie des règlements 2

2-La gestion de la caisse 3

3-Rapprochement et contrôle bancaire 4

Durant la période d’apprentissage de mon BTS Comptabilité et Gestion des organisations, j’ai dû réaliser deux stages en entreprise, un premier stage de 5 semaines du 12 mai au 13 juin 2008 et le second de 3 semaines du 1er au 19 décembre 2008. Le premier stage s’est déroulé dans une concession automobile et le second dans une société de maintenance informatique.

I – Présentation de l’entreprise :

1- Fiche signalétique :

Nom : SAFI FORD

Statut juridique : SAS

Capital : 2 380 000 €

Créée le 1er octobre 1982

Type d’activité : concession automobiles

Nombre de salariés : 160

Siège situé à VITRY SUR SEINE

Dispose de plusieurs sites (concessions): Bagneux, Créteil, Vitry, Villejuif, Maine, ST Maur, Paris 14.

2- Le système d’information comptable

Toute la comptabilité de ces sites est gérée à Vitry dans la concession

même. Un bâtiment est réservé à l’administration, ou l’on y gère la comptabilité.

Au niveau de ce service, l’équipe est composée de 5 personnes. La directrice

administrative financière (DAF), son adjoint, 2 comptables confirmés et une comptable. Chaque personne occupe un poste différent relatif aux différentes opérations comptables :

LA DAF supervise et valide les chiffres mensuels, contrôle les paies, s’occupe de la préparation des budgets et de tous les aspects fiscaux de la société.

L’adjoint à la DAF réalise les calculs relevant de la comptabilité analytique, les documents de synthèse (bilan et compte de résultat), la déclaration de T.V.A, et les paies.

Une comptable confirmée gère les achats, les charges, et la comptabilité fournisseur.

La seconde comptable confirmée traite les relances clients et relances fournisseurs, les impayés, les clients VN (véhicules neufs) et VO (véhicules d’occasion), ainsi que le pointage des comptes constructeurs pièces détachées.

La comptable s’occupe de la banque, de la caisse et des remises de chèques

J’ai effectué mon stage avec cette dernière.

3-L’organisation informatique

Toute l’équipe travaille dans la même pièce. Le principal logiciel utilisé se nomme RALLY. C’est un progiciel adapté aux besoins de l’entreprise.

Il ne gère pas seulement la partie comptabilité mais aussi les ventes, l’après vente, toutes les fonctions de l’entreprise. Tous les salariés au niveau informatique travaillent sur le même logiciel, c est pourquoi on y trouve des droits d’accès en fonction des salariés et du service (commercial, comptable, administratif ……)

L’entreprise fonctionne en réseau avec un intranet et internet, avec un équipement fibre optique ce qui permet un échange très rapide des informations.

Les ordinateurs des sociétés sont reliés en réseau, le logiciel (RALLY) est installé sur le serveur et est exploitable à partir de chaque poste client. Les plus de ce logiciel sont qu’il possède plusieurs fonctions de recherche très variées permettant de retrouver facilement une information tout en respectant les droits de chaque utilisateur et les niveaux hiérarchiques. L’entreprise utilise également d’autres logiciels, elle se sert principalement des outils de Microsoft Office (Word, Access, Excel et Outlook).

Quant au matériel utilisé, les périphériques tels que les scanners ou imprimante sont reliés au réseau grâce à un serveur d’impression.

L’inconvénient de ce système est que lorsqu’une panne survient, les autres sites de la société se trouvent pénalisés également, car le système gère tous les sites à partir d’un seul.

C’est ce qu’on appelle un serveur à distance. C’est pourquoi des backups (sauvegardes) sont effectués en instantanée à chaque mouvement informatique dans l’entreprise. Cette technologie s’appelle le RAID 0 : le principe consiste à sauvegarder les données sur plusieurs disques durs.

II- Les travaux effectués

Mon travail en tant que stagiaire a consisté à effectuer le traitement journalier des opérations de trésorerie c’est-à-dire celles effectués par la comptable.

J’ai tout d’abord été formé sur le progiciel durant 3 jours afin de me familiariser avec celui-ci. Je n’avais pas mon propre poste pendant la formation, j’étais avec la comptable. Au bout de ces trois jours, on m’a donné un poste informatique ou j’étais autonome et mon travail a commencé.

1- La saisie des règlements

Mon travail journalier commençait par la saisie des règlements, principalement des chèques. En arrivant je trouvais sur mon bureau une pochette avec tous les chèques arrivés quelques heures plus tôt, à enregistrer dans le logiciel comptable de l’entreprise. Il y avait à peu près 50 chèques par jour.

Certains chèques étaient à encaisser ultérieurement donc, il fallait faire le

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