Suivi et contrôle des opérations d’achats et d’investissements

Suivi et contrôle des opérations d’achats et d’investissements

Objectifs :

• Sécuriser les appros, les volumes, la qualité ⇒ Gestion des stocks
• Sécuriser les résultats financiers (déterminer les prix d’achats : maitriser les coûts et les prix de revient) ⇒ Gestion budgétaire
• Sécuriser l’image de l’entreprise (permet de maintenir le même niveau de qualité de ses produits)  ⇒ Gestion de la relation fournisseurs

A/ La notion de contrat

C’est une convention entre deux parties minimum : fournisseur et client. Il devra respecter certaines conditions de validité (normalement formalisées dans l’engagement contractuel). Il contient à minima :

• L’identité des deux parties
• L’objet du contrat
• Le prix HT par produit ou service en détail
• Les conditions de règlement
• Le transfert de propriété (à la livraison, au paiement etc)
• Les modalités de transport
• Les garanties légales
• La responsabilité de chacun (en cas de litige)

La préparation du contrat

On va essayer de ne pas être déstabilisé et de préparer ses arguments. Il est fortement conseillé de garder une trace écrite de ses négociations. Les points à négocier sont ceux du cahier des charges c’est à dire : la qualité des produits, leur prix, les quantités, le délai de livraison, les conditions de règlement et le service après-vente.

Passation et suivi de commande

La marge commerciale : PV - PA

Le taux de marge : [(PVHT – PAHT)/PAHT]*100 (en % du prix d’achat)

Le taux de marque : [(PVHT – PAHT)/PVHT]*100 (en % du prix de vente)

Le coefficient multiplicateur : PVHT/PAHT

Outils pour le suivi des commandes

Le tableau de suivi des commandes permet de piloter le budget et les commandes. Le planning des commandes est associé au tableau de suivi. Avoir du stock c’est avoir une valeur financière en dormance, c’est aussi de la place et des employés pour le gérer. A l’inverse, une rupture de stock peut avoir des conséquences sur la relation clients.

Le stock minimum : c’est le stock nécessaire entre deux livraisons

Le stock de sécurité : permet de couvrir les imprévus

Le stock d’alerte : déclenche la commande : stock de sécurité + ventes pendant le délai de livraison ou stock minimum + stock de sécurité

Méthode de gestion des stocks

Le point de commande : commande à date variable mais à quantité fixe ; il utilise le stock d’alerte. Il fait partie des méthodes à flux poussés utilisés pour des produits couteux, périssables ou encombrants.

La méthode de recompliement : commande à date fixe mais é quantité variable : il utilise l’inventaire et fait aussi partie des méthodes à flux poussés.

Les méthodes calendaires : quantité et date de commande fixe et s’applique aux produits de consommation courante et réguliers, souvent pour des contrats annuels avec les frs.

La méthode du juste à temps : c’est une méthode à flux tendu : la commande déclenche la production.

Le contrôle de livraison opérationnel (état du colis, concordance avec la commande) et administratif (vérification du bon de commande, de la facture etc).

Les notions de charge et d’immobilisation

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→ Lancement du cycle d’exploitation

→ Trésorerie, C.A.F (capacité d’autofinancement)

→Financement des outils de production

Pérennisation de l’entreprise à court, moyen et long terme.

Le cycle de financement est l’ensemble des opérations qui permettent à l’entreprise de gérer les flux financiers entre l’entreprise, les banques, les actionnaires et les créanciers. Ce cycle est la contrepartie des cycles d’investissement et d’exploitation. C’est le besoin financier des deux derniers.

Le cycle d’exploitation représente les flux réels et financiers du quotidien : les achats, le stockage, la vente etc. Là on est sur du court et moyen terme. On utilise et on consomme les achats.

Le cycle d’investissement est essentiel car il est à l’origine de la mise en place de l’outil de production. Il est le support de l’activité de l’entreprise, principalement sur du long terme. C’est l’achat de biens durables grâce au cycle de financement et d’exploitation.

Différence entre charges et immobilisations

Les achats seront différents selon le terme et la nature. Les achats destinés à être consommés (eau, produits, marchandises etc.) sont différents de ceux de support des cycles d’exploitation (véhicules, bâtiments etc.) qui sont des achats d’utilisation plutôt que de consommation.

Donc on a les charges : dépense qui sera consommée rapidement (< à 1 exercice comptable) soit +/- 12 mois. Les charges ne font pas partie du patrimoine de l’entreprise.

Ensuite on a les immobilisations : dépenses sur le long terme qui font partie du patrimoine de l’entreprise. C’est l’actif du bilan de l’entreprise.

Les conditions de l’immobilisation :

• Il faut que le bien soit séparable de l’acticité de l’entreprise ou alors protégé par un droit légal ou contractuel. On doit pouvoir le suivre de façon individuelle (évaluer sa dépréciation, sa valeur etc.).
• Il faut que l’actif immobilisé ait une valeur économique positive, donc apporte un avantage économique.
• Il faut que cet actif soit contrôlable et puisse être assumé en termes de pertes et de risques.
• Il doit être durable dans le temps (>1année).
• Il doit avoir une valeur économique >500€ HT.

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