GSI BTS GPME

GSI : chapitre 2

*  Nature et cycle de vie des documents :

Première classification : distinguer les docs de liaison des docs de position tant internes qu’externes

Deuxième classification : selon la nature de l’info (contenue dans le doc cad texte, image, vidéo et son) / façon de lire une info (dépend de la nature du support cad papier, analogie ou numérique)

* Cycle de vie des docs : varie selon l’opération dont ils font l’objet, la fréquence et de la durée de leur utilisation

* Classement documentaire :

Dans un premier temps, on regroupe les docs dans des dossiers à thème divers

Dans un second temps, on ordonne les documents selon une classification alphabétique OU thématique OU numérique OU chronologique

* Organisation du fonds documentaire d’une entreprise :  

Le fonds documentaire 🡺 est constitué deux de types de docs cad doc produits (émis par l’entreprise ou service) où on y trouve les docs dérivés et les docs singulier et doc reçus (par entreprise ou service sous forme papier ou électronique)

Le guide de nommage 🡺 est l’ensemble des règles à respecter par l’utilisateur pour former les noms des fichiers correspondant aux docs entrants et sortants.

Trier et classer les docs 🡺 représentation verticale en répertoire racine (initial) et avec des sous-répertoires / on classer les dossiers selon leur contenu car c’est la classification la plus facile

* Définition indexation : attribuer un nom à un doc (dit étiquette) afin d’ouvrir le doc / 3 critères max

* Archivage des documents :

Il y a différents types d’archivages : archives courantes (doc utilisation courante par les différents services de l’entreprise) OU archives intermédiaires (surtout intérêt adm) OU archives définitives (doc à intérêt historique, scientifique ou statistique)

Objectif de l’archivage 🡺 alléger le fonds et conserver

Comment mettre en archive 🡺 zone d’archivage en stockage ou sur support numérique

Délai légale d’archivage 🡺 la plupart des docs c’est 10 ans / 30 ans / 3 ans

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