BEP DAVID

Guillaume Fong-Ponne
David-Nam Le

DESCRIPTION NARRATIVE – PROCESSUS DE GESTION DE MEMBRES

Lorsqu’un client contacte un membre du conseil d’administration pour signaler son intention de devenir membre de l’association, ce représentant vérifie si le client s’est déjà inscrit à une autre activité de l’association dans le dépôt de données ACTIVITÉS. Si tel est le cas, les informations contenues dans ce dépôt de données seront utiles pour l’enregistrement de l’inscription.

Par la suite, si le client n’est inscrit dans aucune activité, le système d’information va produire deux documents : un formulaire permettant de remplir les informations générales et un questionnaire permettant d’obtenir des détails plus précis par rapport à l’activité. Les informations sont alors enregistrées dans un dépôt de données MEMBRES contenant toutes les informations des membres déjà inscrits. Les informations inscrites dans ce dépôt sont le nom, le prénom, l’adresse, le courriel, le poids (en kg), la taille pour le maillot et la main utilisée.

Une fois les informations enregistrées dans le dépôt de données MEMBRES, il faut intégrer le nouveau membre dans les autres dépôts de données afin de pouvoir avoir son suivi au cours du temps et pouvoir communiquer avec lui. Ainsi, cette étape consiste à inscrire le nouveau membre dans un dépôt de données CONTACT_MEMBRES qui est une liste de distributions permettant de communiquer avec tous les membres de l’association en cas de besoin. De plus, cela permettra au représentant d’ajouter le nouveau membre dans un groupe privé qui permet à tous les membres de communiquer entre eux. Par ailleurs, le représentant vérifie dans le dépôt de données MAILLOTS si la taille demandée par le client est disponible dans le stock de maillots. Si ce n’est pas le cas, il faut envoyer une demande au fournisseur pour produire des maillots. Si tel est le cas, il met à jour le dépôt de données MAILLOTS.

Finalement, il faut produire le reçu. Pour cela, le représentant chargé de l’inscription met à jour le dépôt de données STATUT_MEMBRES. Dans ce fichier, il y a les informations relatives aux membres et le montant à payer par ce dernier pour la saison selon son ancienneté dans l’association et selon les points « Makis miles » accumulés durant l’année par le biais des bénévolats et du référencement d’un nouveau membre. Cela permet de produire la facture pour le client avec ses informations et le montant à payer. Quand le client aura payé ses frais, un membre chargé de la facturation mettra à jour le dépôt de données STATUT_MEMBRES et produire un reçu qu’il va imprimer en deux exemplaires : un pour l’association à des fins d’archivage et l’autre à remettre au client.

*Maki miles : représente des points qui sont convertis en réduction pour les frais d’admission d’un membre.

Entrées, sorties et entités externes

Entrée(s) : Demande d’inscription du client

Sortie(s) : Documents pour l’inscription, Reçu

Entités externes : Client

Activités et tâches du processus

1. Vérifier l’inscription du client

1. Vérifier si le client est déjà inscrit à une autre activité dans l’association.
2. Lire les informations du dépôt de données ACTIVITÉS si le client est déjà inscrit dans une autre activité

1. Enregistrer l’inscription du client

1. Imprimer les documents nécessaires pour le client
2. Inscrire dans le dépôt de données MEMBRES le nom, le prénom, l’adresse, le courriel, le poids (en kg), la taille pour le maillot et la main utilisée.

1. Intégrer l’inscription du membre

1. Inscrire le membre dans le dépôt de données CONTACT_MEMBRES
2. Vérifier la taille du maillot du membre à partir du dépôt de données MEMBRES
3. Vérifier dans le dépôt de données MAILLOTS si la taille du maillot du membre est en stock
4. Mettre à jour le dépôt de données MAILLOTS

1. Préparer le reçu

1. Vérifier dans le dépôt de données STATUT_MEMBRES  si le client à payer
2. Faire payer le membre et mettre à jour le dépôt de données STATUT_MEMBRES
3. Imprimer le reçu deux fois dont un pour le client et l’autre pour les archives

Diagramme Contextuel

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F1 : Demande du client

F2 : Document pour l’inscription (Questionnaire + Formulaire)

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