Processus Achats

Processus Achats

Plan: Processus Achats

Introduction

Processus commerciaux et globaux

Définir les différentes étapes du travail d ’un acheteur

Localiser les différents cours du module

Processus administratifs:

Définir les différentes étapes du processus administratif d ’achat

Quelles différences entre achats de frais généraux et achats de production ont un impact sur les processus

Déontologie Achats

Les procédures suivies vous paraissent-elles régulières ?

Evolution de la fonction Achat

L’évolution de la fonction Achats

Rôle et pouvoirs de l’acheteur

From Expertise to Business Management

Processus commerciaux et globaux

Processus achats

Cycle achats

Cycle achats

Processus achats

Cycle achats

Les processus achats dans les cycles industriesl

Processus administratifs

Cycle achats

Processus achats

Le principe de séparation des pouvoirs

Les principes de séparation des pouvoirs

Eviter tout risque d’action litigieuse…

Les achats sont (avec les notes de frais) l’acte où l’entreprise verse de l’argent à l’extérieur avec le moins de contrôle sur la destination finale de l’argent (à la différence des txes, salaires, cotisations sociales…)

Il est difficile de contrôler centralement le bien-fondé de chacun des engagements

… par la multiplication des intervenants

Le Contrôle se fait par la multiplication des intervenants et la séparation des pouvoirs

pouvoir budgétaire d’engager la dépense

pouvoir d’engagement de la société

pouvoir de valider la réception

pouvoir d’approuver la facture et de déclencher le paiement

Le contrôle se fait également par le jeu des délégations de signature

Processus achats

Achats de production /Achats de frais généraux

Principes de validation des commandesponctuelles

Quels principes pour la réception et le contrôle facture ?

La théorie de la réception et de la facture :

On distingue 3 étapes de réception :

prise en charge transfert de risques, de propriétés...

réception quantitative validation de la conformité de la quantité réceptionnée ave BL et commande

réception qualitative validation de la conformité du produit avec sa définition (référence, plan...)

Ces 3 étapes peuvent être dissociées (ex : bien de production) ou mélangées (ex : services)

On distingue 4 étapes de traitement facture :

enregistrement comptable en compte fournisseurs

rapprochement commande pour vérifier conformité avec l'engagement (en particulier prix et section)

rapprochement livraison pour vérifier que le paiement correspond bien à une prestation réalisée

mise en règlement pour émission du titre de paiement

La note de frais

le collaborateur indique qu'il a réceptionné un bien ou service qui correspond bien au montant de la facture :

la procédure est simple donc économe

elle ne garantit pas la séparation des pouvoirs et doit donc n'être utilisée que pour de faibles montants

Schéma réception / contrôle facture

Une suggestion pour la réception des services

La création de Bordereaux de Réception :

principes :

envoi au fournisseur avec la commande d’autant de BR qu’il y a d’étapes de paiement

le fournisseur fait signer le BR lorsque l’étape est franchie

il joint ce BR avec sa facture : la facture est réputée «bonne à payer»

avantages :

formalise la réception même pour les prestations (rencontre entre demandeur et fournisseur à chaque étape / livraison)

transfère au fournisseur le rapprochement de la facture avec le « bon à payer »

la facture ne circule plus en interne : elle est directement traitée par la comptabilité

le fournisseur est sûr d’être réglé quand il envoie sa facture

L’objectif du processus achat est de limiter les risques sans alourdir les procédures

METHODES D’ENGAGEMENT

Exemple

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