Cours: évolution des missions et de la fonction achats

Chapitre 1 – Evolution des missions de la fonction achats

Malgré les apparences, acheter est une technique qui ne s'invente pas et qui peut prendre des multiples formes. Nous en avons vu le rôle et l'importance, mais il faut dire que les entreprises ont toujours procédé à des achats, achats de matières premières, produits semi-ouvrés ou encore produits finis. Mais dans la plupart des entreprises, ces achats ne dépendaient pas que d'un service spécialisé dans les achats. Il pouvait s'agir de la direction des approvisionnements, de la direction de la production, parfois de la direction administrative en fonction de la nature des achats à effectuer. Avec la nouvelle dimension qu'ont prise les achats, un service spécifique a vu le jour. Nous allons voir comment s'est opérée son évolution.

La fonction achats a connu trois principales étapes dans son développement :

• Une fonction administrative au départ;

• Une fonction négociatrice dans sa deuxième étape;

• Enfin, une fonction intégrative.

Section 1 - le caractère administratif

Au départ, le rôle de la fonction achats se limitait principalement à passer des commandes conformes selon les procédures en vigueur dans l'entreprise, ce qui n’en faisait qu’une simple fonction administrative. Elle permettait alors aux comptables de connaître les engagements à payer et le montant exact des factures. L'acheteur n'était qu'un simple exécutant et sa fonction n’était alors centrée que sur le court terme puisqu’elle consistait à mettre à disposition les produits demandés dans les délais et sans aucune formalisation particulière. Ce modèle fonctionnait surtout dans une économie de production et la valeur ajoutée des achats était alors économiquement faible. On peut remarquer que certaines entreprises vivent encore avec ce modèle.

Section 2 - La fonction achats comme une fonction négociatrice

Lors de la deuxième étape du développement de la fonction achat, l’acheteur a conservé sa fonction administrative à laquelle on ajoute une fonction négociatrice. Dans ce cas, non seulement l'acheteur est investi de la passation des commandes, mais il négocie avec le ou les fournisseurs qu'il peut mettre en concurrence. On constate alors que la valeur ajoutée apparaît déjà beaucoup plus élevée. Ainsi, la fonction achats, par la négociation des prix des produits ou des prestations, contribue au profit de l'entreprise. Il y a alors une recherche d’optimisation des achats à court et moyen terme, celle-ci s’inscrivant généralement dans une procédure budgétaire. On peut remarquer que la plupart des entreprises sont actuellement à ce niveau de développement.

Pour expliquer l’évolution de la fonction achats, il faut également évoquer les récentes transformations de notre économie. En effet, comme nous le disions au Chapitre 1, nous sommes passés d'une économie de production à une économie de marché au cours des deux dernières décennies, ce qui a modifié en profondeur l’activité et l’organisation des entreprises. Pour l’acheteur, le mode de calcul des prix des produits s’en est trouvé aussi transformé.

En effet, en économie de production, le prix de vente d’un produit ou d’une prestation est la somme des coûts de l’entreprise majorée d’une marge bénéficiaire. En économie de marché, le prix de vente est dicté par le marché puisque l'offre est bien souvent supérieure à la demande, et il ne suffit plus de produire pour vendre. Ainsi, l’entreprise doit être capable de fabriquer le produit au prix de revient le plus bas. Or, selon les secteurs d’activité, on constate que le poids des achats représente 40 à 70% du prix de revient , ce qui confère à l’acte d’achat un rôle stratégique. Le prix de revient devient donc un objectif qui permettra à l’entreprise de dégager des bénéfices et d’assurer ainsi sa pérennité. Certaines entreprises performantes ont ainsi mis en place une technique nouvelle appelée "Conception à Coût Objectif" (CCO) ou encore "Design to cost". Cette technique consiste à fixer un objectif de prix de vente, en fonction de la volonté de développer telle ou telle part de marché, puis à concevoir le produit selon cet objectif. Toutes les fonctions de l’entreprise participent à la réalisation de cet optimum mais les achats y ont bien entendu une action déterminante.

Ainsi, l’approche des achats change et les compétences nécessaires pour exercer cette fonction deviennent complexes. En outre, cette nouvelle dimension de la fonction achats tend à s’accroître puisque les entreprises consacrent de plus en plus leurs ressources financières à leur cœur de métier, externalisant dorénavant ce qu’elles fabriquaient auparavant.

Section 3 - La fonction achats comme fonction intégrative

Dans sa troisième phase de développement, la fonction achats devient à fois administrative, négociatrice et technique au sens où le choix des solutions techniques est pris en compte d'une façon active car elles influencent la détermination des prix d'achat sur les marchés amont à court, moyen, et long terme. La fonction doit intégrer les informations produits, marché, prix disponibles à l'intérieur comme à l'extérieur de l'entreprise. C’est ce que l’on appelle le marketing achat, où le coût global l’emporte sur le prix.

L'acheteur professionnel doit donc être capable de réussir une action marketing achats permettant à l'entreprise d'optimiser son interaction avec son environnement sur le moyen terme. Sa démarche doit alors être à la fois créative, active, mais aussi structurée, outillée, suivie, avec des objectifs prédéterminés. L’acheteur va alors être à la fois un apporteur d’informations grâce à la veille stratégique et une aide à la mise en œuvre de la stratégie générale de la société.

Pour réussir, l’acheteur doit mener une action sur quatre plans : commercial, industriel, technique et administratif.

Sur le plan commercial, l’acheteur doit faire part de sa propre puissance d’achat à l’extérieur de son entreprise pour stimuler la concurrence entre ses divers fournisseurs. Il est aussi en charge de la négociation et de la conclusion, avec les fournisseurs, de contrats clairs,

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