Audit De La Fonction Achat

Sommaire

Introduction

I. généralités sur le cycle achats fournisseurs

1. description du cycle achats-fournisseurs

2. principes comptables relatifs au cycle

3. fonctionnement du cycle achats-fournisseurs

II. audit du cycle achat fournisseur

1. objectifs du contrôle interne

2. une première évaluation du cycle à travers le contrôle interne

3. tests de permanence et évaluation définitive

4. examen des comptes

III .audit des stockes

Conclusion

Introduction

« MIEUX ACHETER POUR MIEUX VENDRE », mieux acheter suppose une parfaite maîtrise du processus d’approvisionnement par l’entreprise afin de disposer de la meilleure matière première et/ou marchandises résultante d’une sélection antérieure des fournisseurs.

De ce fait, le cycle achat fournisseurs revêt un caractère vital pour l’entreprise sans lequel une estimation exacte de ses besoins ne peut être faite !

L’entreprise ne peut maîtriser son activité en amont et en aval qu’avec une meilleure prospection de son marché, une bonne sélection de ses fournisseurs avec un planning scrupuleusement établi permettant de canaliser l’ensemble des informations dont elle dispose vers l’étude, l’analyse et la schématisation de ces dernières pour une utilisation fiable et simplifiée.

I. généralités sur le cycle achats-fournisseurs

L’examen de chaque cycle passe par une prise de connaissance effectuée par la consultation des manuels de procédures internes à l’entreprise et par des entretiens avec chaque membre du personnel de l’entreprise ayant un rôle dans le déroulement du cycle concerné.

Le but est de connaître la réalité concrète des circuits d’informations et des données depuis l’existence d’une transaction avec un tiers jusqu’à sa saisie comptable et sa restitution dans les comptes. Les entretiens pourront concerner tous les niveaux hiérarchiques.

1. description du cycle achats-fournisseurs »

En ce qui concerne le cycle « achats/fournisseurs », on rencontre dans le cadre d’un bon contrôle interne différents services qui interviennent.

Les services intervenants dans le cycle « achats -fournisseurs »

Services initiateurs de la commande : Ils émettent des « demandes d’achats » dans des limites strictement définies, mais ils ne peuvent les envoyer directement aux fournisseurs.

Service Achats : il établit les bons de commande sur la base soit des demandes d’achat, soit de besoins spécifiques. Il négocie les prix, choisit les fournisseurs et surveille les délais de livraison.

Service Réception : il s’assure de la conformité de la livraison avec la commande.

Service Stocks : il reçoit la marchandise du service « Réception » et fait les enregistrements correspondants.

Service Comptable : il enregistre les factures lorsque celles-ci ont été approuvées.

Service Trésorerie : il met la facture en paiement en s’assurant de son approbation par les personnes compétentes.

Alors on remarque qu’il y a plusieurs services qui peuvent intervenir dans le cycle achats/fournisseurs, mais l'énumération de ces services reste en fonction de l'organisation et de la structure de la société.

L'objectif de déterminer les services intervenants est de pouvoir vérifier la séparation des fonctions l'un des principes du contrôle interne.

On peut donc décomposer le cycle achats-fournisseurs dans lequel interviennent ces services de la manière suivante :

Sélection des fournisseurs

Emission du bon de commande

Réception de la marchandise

Contrôle de la marchandise réceptionnée

Réception et contrôle de la facture

Enregistrement de la dette en comptabilité

Décision de payer

Emission et comptabilisation des titres de paiement

On peut résumer ces différentes étapes du processus d'achat dans quatre grandes phases, à savoir :

• déclenchement de la commande;

• acceptation et traitement des livraisons;

• enregistrements des dettes;

• paiement des factures.

2. Principes comptables relatifs à ces opérations

L’opération d’achat créant une situation réciproque par rapport à l’opération de ventes, on remarquera les similitudes entre les principes comptables relatifs à ces deux types d’opérations. Toutefois, en application du principe de prudence, les charges probables sont constatées, alors que, au contraire, les produits sont constatés uniquement lorsqu’ils sont certains.

Date d’enregistrement des dettes en comptabilité

L’enregistrement des dettes (et des charges qui en sont la contrepartie) s’effectue en général lors de l’exécution du contrat.

En principe, l’achat d’un bien ou d’un service est juridiquement réalisé dès que les parties sont d’accord sur les choses et sur les prix, toutefois ; l’acheteur ne devient redevable du prix et la dette ne devient certaine que lors du transfert de propriété du bien ou de la fourniture de la prestation. En pratique, l’exécution de l’obligation de livrer ou de fournir détermine le moment de la comptabilisation de l’achat ou du service. L’enregistrement peut être fait :

- soit lors de la réception des marchandises ou la constatation du service rendu par une écriture débitant le compte de charge

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