Système de contrôle interne

Décembre 2009 | www.efv.admin.ch Guide

Système de contrôle interne

Guide d‘application des prescriptions légales relatives au système de contrôle interne des processus avec incidences financières dans l‘administration fédérale

Impressum Editeur: AFF, DFC Personne de contact: Renata Zaugg

renata.zaugg@efv.admin.ch 031 324 86 65 Bundesgasse 3, CH-3003 Berne

Par souci de lisibilité, nous avons utilisé la forme masculine pour désigner les personnes. Nous remercions les lectrices de leur compréhension.

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Table des matières

1. But et objet 5 2. Bases légales relatives au SCI dans l‘administration fédérale 6 3. Tâches et responsabilités liées au SCI dans l‘administration fédérale 7 3.1 Départements 7 3.2 Unités administratives 7 3.3 Administration fédérale des finances 8 3.4 Contrôle fédéral des finances 8 3.5 Inspections des finances des départements / unités administratives 8 3.6 Externalisation des activités 8 4. Avantages et limites d‘un SCI 9 4.1 Les avantages d‘un SCI 9 4.2 Les limites d‘un SCI 9 5. Composants du système de contrôle interne 10 5.1 Evaluation des risques 11 5.2 Environnement de contrôle 13 5.3 Systèmes d’information liés aux finances et communication 13 5.4 Gestion du système de contrôle interne 13 5.5 Activités de contrôle 15 5.5.1 Contrôles automatisés 16 5.5.2 Contrôles manuels 16 5.5.3 Contrôles préventifs 17 5.5.4 Contrôles dans un but de détection 17 6. Fonctionnement du SCI 18 6.1 Etape de planification 19 6.2 Etape de contrôle 19 6.3 Etape des rapports 20 7. Instructions et aides 21 7.1 Evaluation et classement des risques 21 7.2 Questionnaire sur les risques et mesures non spécifiques aux processus 22 7.3 Inventaire des processus avec incidences financières 22 7.4 Matrice de contrôle des risques liés aux processus 22 7.5 Planification du fonctionnement du SCI 22 7.6 Contrôles de l’efficacité du SCI dans l’UA 23 7.7 Rapports modèles 23 8. Informations complémentaires 24 9. Annexes 25 10. Glossaire / Abréviations 26

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Guide

1. But et objet

Le présent guide sert à appliquer les prescriptions

Seules quelques explications fondamentales et légales relatives au système de contrôle interne

générales valables sur le SCI seront rappelées, (SCI) des processus avec incidences financières

étant donné que la littérature spécialisée à ce dans l’administration fédérale. Il a pour but de

sujet est déjà suffisante. Le présent document vise mettre à la disposition des responsables du SCI

plutôt à répondre de manière ciblée aux questions des unités administratives (UA) une aide d’appli-

qui se posent au sein de l’administration fédérale cation. Il remplace le guide de l’AFF d’octobre

et à présenter les outils mis à disposition par l’AFF. 2007 pour l’introduction et la documentation du système de contrôle interne des UA.

Pour tout autre renseignement de base sur le SCI, nous vous renvoyons au document «Mise en place d’un système de contrôle interne (SCI)» du Contrôle fédéral des finances. Celui-ci est plus complet que le présent guide de l’AFF et traite de tous les objectifs poursuivis par un SCI. Le docu- ment du CDF peut être téléchargé sur le site www.cdf.admin.ch → chapitre Publications → thème Audit letters.

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2. Bases légales relatives au SCI dans

l’administration fédérale

La loi sur les finances de la Confédération1 (LFC) règle le contrôle interne de la manière suivante:

Les bases légales de la LFC se rapportent aux risques avec incidences financières2 auxquels les UA sont exposées. C’est pourquoi le présent guide traite exclusivement ces aspects du SCI.

L’ordonnance sur les finances de la Confédéra- tion3 (OFC) détermine le type des mesures à prendre ainsi que les compétences et les respon- sabilités liées au SCI:

1 RS 611.0 2 Cf. chap. 5.1. Evaluation des risques 3 RS 611.01

Les dispositions légales sont précisées dans le manuel de gestion budgétaire et de tenue des comptes de l’administration fédérale4. Ainsi, Art. 39 LFC Contrôle interne

chaque UA doit disposer d’un SCI qui

1 Le Conseil fédéral prend les mesures permettant de:

•

soit largement marqué de l’empreinte de la direction de l’UA et par lequel celle-ci se sente a. protéger la fortune de la Confédération;

liée (création d’un environnement de contrôle b. garantir l’utilisation adéquate des fonds conformément aux

approprié reposant sur la philosophie de principes énoncés à l’art. 12, al. 4;

gestion, les compétences, l’intégrité et les c. prévenir ou déceler des erreurs et des irrégularités dans la tenue

valeurs éthiques); des comptes; d. garantir la régularité de la tenue des comptes et la fiabilité

• inclue une analyse écrite des risques financiers des rapports.

généraux et des risques spécifiques à chaque processus auxquels l’UA est exposée; 2 Il tient compte des risques encourus et du rapport coût-utilité.

•

identifie et décrive les mesures de contrôle d’ordre réglementaire, organisationnel et technique aptes à gérer ces risques (consistant notamment en une réglementation appropriée des compétences, fondée sur la séparation des fonctions et incluant un système d’octroi des autorisations d’accès aux systèmes de traite- ment des données financières);

•

soit non seulement connu du personnel, mais encore dûment appliqué et supervisé; Art. 36 OFC Système de contrôle interne (Art. 39 LFC)

•

définisse et assure la fourniture des prestations préalables des principaux partenaires de l’UA, 1 Le système de contrôle interne comprend des mesures réglementaires,

en particulier des prestataires TI; organisationnelles et techniques.

• englobe tout ce qui touche aux données 2 L’Administration des finances édicte les directives nécessaires en financières – soit, outre le traitement des accord avec le Contrôle des finances et après consultation des départe-

données proprement dit, les éventuels ments.

systèmes en amont et les interfaces faisant partie intégrante du traitement des données 3 Les directeurs des unités administratives sont responsables de l’intro-

financières. duction, de l’utilisation et de la supervision du système de contrôle dans leur domaine de compétence.

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