L'outil Mail Manager

Mail Manager est un outil simple et convivial qui permet d'enregistrer (au niveau du bureau d'ordre) et de diffuser le courrier "arrivée, départ et interne", les notes de services, les demandes de congés, les PV ainsi que tout formulaire interne circulant au sein de votre organisation, quel que soit sa forme (lettre, télécopie, courrier électronique).

S'appuyant sur une base de données documentaire, Mail Manager permet l’enregistrement, l’affectation, la diffusion et le suivi du courrier correspondant externe de l’organisation, et le classement des documents échangés de façon logique (par expéditeur, par date, par référence, par dossier…). Mail Manager s'adresse aux administrations publiques, et en général, à toute organisation pour laquelle la gestion du courrier est une fonction stratégique.

Fonctions

Gestion et suivi des courriers en arrivée, départ et interne

Supervision et suivi des documents et des tâches

Fonction avancée de recherche

Classement des courriers

Gestions des dossiers

Enregistrement et affectation des fax et des e-mails

Gestion d'annuaire de contacts internes et externes

Avantages

Centralise l'information et organise de façon sécurisée sa circulation

Facilite le travail de groupe en réduisant les échanges papier

Accroît la réactivité de l'entreprise

Facilité de mise en œuvre et de déploiement

Flux de travail (Workflow) multiples et paramétrables

Recherche instantanée des documents / dossiers

Réduit le volume de papier à gérer et à stocker

Caractéristiques Techniques

Fonctionnement multisites et 100 % web

Recherche documentaire en texte intégral

Signature électronique du courrier

Saisie rapide des documents papier et électroniques

Gestion des droits d'accès à plusieurs niveaux

Génération de rapports d'activités

Intégration de messagerie : envoi de messages avec liens dynamiques

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