Rapport de stage, entreprise Messer Castolin

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1. La mise en œuvre d’une veille informationnelle 

Veille : Les mentions obligatoires sur les factures :

L’entreprise Messer Castolin à différente méthode de veille au niveau du service comptable on utilise des revues techniques spécialisés qui sont « La revue fiduciaire » ainsi que les « feuillets Francis Lefevre ».Ces abonnements sont choisis par les collaborateurs de l’entreprise mais ne sont pas imposés aux salarié ; Ces outils de veille arrive par la poste et sont dispatcher dans les documents pour le service comptable.

Pour ma veille j’ai choisi le thème des mentions obligatoires sur les factures car ce thème affecte l’entreprise ainsi que ses collaborateurs.

Actuellement il existe  13 mentions obligatoires sur les factures (par exemple : date de facturation/ n° de facture/ n° de BL …). En cas de manque d’une des informations l’entreprise subit une sanction pénale pouvant aller jusqu’à 75000€ et 15€ par mention manquante ou inexacte pour chaque facture  

La veille informationnelle est un processus de surveillance, paramétrable et automatisé, qui permet à ses utilisateurs d'être informés des publications les plus récentes tout en étant fiables.

Utilisé la veille permet de bénéficier d’un gain de temps considérable tout en disposant d'une information actualisée de plus la mise en place d’une veille informationnelle permet à une entreprise d’anticiper les évolutions de son écosystème, de son secteur. Sur les marchés publics, la mise en place d’une veille informationnelle permet notamment de se tenir au courant des évolutions juridiques.

Il existe 2 méthode de veilles:

La méthode Push:

l’information vient au veilleur, via des agrégateurs de flux RSS, des alertes google ou des outils spécialisés tels que Netvibes qui est un agrégateur de site webs qui va répertorier tous les sites où l'on s'est abonnés aux Flux RSS. Cette méthode a l’avantage d’automatiser sa veille, de gagner du temps, et donc de respecter une certaine régularité dans sa veille. Le problème réside essentiellement dans le fait de préciser bien en amont sa recherche afin d’éviter de se faire submerger par des résultats non pertinents ou trop larges .

Exemple d'outil de veille Push: Tweetdeck / Google Alert /Netvibes

Méthode Pull:

L'utilisateur se rend directement et régulièrement sur Internet pour en «tirer» les informations les plus récentes dans un domaine particulier. Cette méthode permet d’écarter immédiatement les résultats non pertinents cependant c’est un processus chronophage et très lourd. De plus on peut tomber sur des informations inédites, introuvables par un algorithme de recherche.

Exemple outil de veille méthode Pull: Twitter / recherche google / Favoris

Pour cet cette veille j’ai utilisé les 2 méthodes, Tweetdeck pour la méthode Push qui m’envoyai des notifications sur twitter directement et le moteur de recherche google pour la méthode Pull que j’effectuai toutes les semaines

Résultat de la veille :

A partir du 1er octobre 2019, deux nouvelles mentions obligatoires doivent figurer sur les factures :

-l’adresse de facturation des parties, lorsqu’elle est différente de leur adresse,

-le numéro du bon de commande, s’il a été préalablement établi par l’acheteur.

L’ajout de ces mentions a pour objectif d’accélérer le règlement des factures (envoi direct au service compétent, qui n’est pas toujours situé au siège social, ce qui évitera les pertes de temps) et de faciliter leur traitement.

Les infractions aux règles de facturation sont sanctionnées par une amende administrative prononcée par l’autorité chargée de la concurrence et de la consommation. Le montant de l’amende peut atteindre 75 000 euros pour une personne physique et 375 000 euros pour une personne morale.

De plus l’amende était pénale (du même montant), laquelle est rarement prononcée. L’amende administrative a vocation, quant à elle, à être plus systématique et plus facile à prononcer par l’autorité administrative chargée de la concurrence et de la consommation. Cette amende de type administrative est donc délivrable par la DGCCRF (Direction Générale de la Concurrence, de la Consommation et de la Répression des Fraudes) lors de n’importe quel contrôle.

1. Analyse d’un processus 

1. Présentation de l’organisation

Raison Social : MESSER EUTECTIC CASTOLIN

Capital : 22MILIONS

CA : 59 0144 755

Résultat : -295700

Effectif : 171

Taux de croissance du CA : +3%

Taux de croissance du résultat +1.5%:

Code NAF : Commerce de gros de fourniture et équipements industriels divers (4669B)

Forme Juridique : Société A Responsabilité Limité

Zone Géographique: International

2 grands secteurs de vente : clients industries (artisans / grandes sociétés industrielles telles que la SNCF / PME) et les clients distribution (représentés par les grandes surfaces bricolage [Brico Dépôt, Castorama])

Les différentes parts de marchés correspondent au marché de la soudure et de ses dérivés.

Les différentes collègues au service comptable sont :

Isabelle MONTORO / Nathalie ROGER / Olivier DELARBOULAS / Rose-Marie GIMENEZ / Christine MATS / Chantal CHEZELLE / Sylvie MILLIAT / Elodie CORREIA / Virginie RAYNAL

1. Description d’un processus

1. Définir le domaine d’étude retenue par étudiant

Le domaine d’étude choisis et le traitement des factures clients de son émission à son encaissement, j’ai choisie cette mission car elle est en adéquation avec l’ensemble des missions que l’on me confie tel que enregistrement des chèques ou bien la génération de la commande sur BAAN

1. Définir les acteurs

Les acteurs de ce processus sont Isabelle et Chantal du service comptable, le service Administration Des Ventes (ADV), l’hotesse d’accueil de l’entreprise Castolin, les différents commerciaux de Entreprise, le routeur qui est un prestataire de services et enfin les clients et le facteurs qui sont a l’extérieur de l’entreprise.

1. Préciser les logiciels utilisés pour la réalisation de ce processus

Les différends logiciels utilisés sur l’ensemble du processus sont :

 -BAAN en comptabilité, il s’agit d’un ERP où l’on rentre toutes les informations que cela soit les comptes clients, les différentes factures ou bien tous les comptes de entreprises

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