Cours d'orga BTS AG 1

Orga : 30/09/2014

Thème : Organisation et amélioration du travail administratif

Chapitre : analyser les activités administratives

Etablir un diagnostic des activités administrative consiste à identifier et à cerner les causes des forces et faiblesse de ses activités puis à recenser les solutions envisageable pour ce faire l’AG doit collecter un maximum de renseignements les ets n’ont jamais eu autant d’informations à leur disposition. Mais les principales difficultés sont de savoir où les trouver, comment y accéder par ailleurs il convient également de s’assurer quel répondent bien au besoin de l’ets. Cet analyse des activités administrative doit être : réfléchit, continue et méthodique afin d’identifier les problèmes puis les résoudre pour atteindre des objectifs satisfaisant à la fois la vie au travail, la performance  de l’organisation et la réduction des dysfonctionnements. Cet amélioration repose sur l’existence d’un système reconnue de gestion de la qualité et elle est obtenue grâce à l’amélioration systématique des processus la réduction des dysfonctionnements et l’implication des personnes. La mise en œuvre de moyens de prévision de prévention, et de contrôle permet d’atteindre les objectifs de qualités fixés. Ces objectifs seront obtenue grâce à des méthodes et des outils utilisés dans la démarche qualité et la résolution des problèmes.

I les diagnostique de l’existant

1. La démarche et la présentation du diagnostique

1. Une démarche en trois étapes :

La1er étape consiste à analyser l’existant, cette analyse porte sur les différentes données de gestion et/ou indicateur de suivi, les processus de travail, les procédures et les documents qui y sont associés, ainsi que sur l’analyse des interfaces entre services et avec les ets partenaires. Elle s’appuie sur des entretiens avec les personnels concernés, l’examen des données de gestion et le cas échéant quelques observations sur le terrain. Elle permet d’identifier les points forts et les points faibles de l’activité observée, il s’agit alors d’identifier et de formuler clairement les problèmes qui se posent à l’organisation afin de ne pas sauter hâtivement aux conclusions.

La 2 emeétape consiste en l’élaboration des orientations en d’autres termes sur la base des constats réalisés il s’agit de dégager et de mettre en forme les principales pistes de progrès à proposer à court ou moyen terme. Et de toute évidence les grandes orientations doivent découlées de l’analyse préalable.

Enfin la 3eme étape concerne la présentation des conclusions le diagnosticpropose des solutions sous forme de planopérationnel pour répondre aux orientations préalablement dégager , il s’accompagne d’une proposition de plan d’action, celui-ci doit prendre en compte les contraintes organisationnel, financière , technique… qui limite de plus souvent les possibilités d’action de la PME

2. La présentation du diagnostic

Le diagnostic le plus souvent sous la forme d’un rapport adressé au chef d’ets. C’est donc un document structuré qui fait apparaitre clairement les grandes étapes de la démarche suivie et s’accompagne éventuellement de documents annexes permettant de valider les constats qui justifient les orientations et solutions proposées. Il fait apparaitre des forces, des faiblesses, risques et des opportunités.(Voir cours com). C’est ce que l’on appelle la matrice SWOT.

1. La collecte d’information

1. Les sources d’informations

Les sources sont internes ou externe. S’agissant des sources internes de nombreuses informations sont élaborés au sein même de l’ets. L’AG peut en prendre connaissance directement en interrogeant les salariés ou en consultant tous les documents archivés dans l’ets, sous forme papier ou numérique. De plus en plus de PME, dispose d’un Intranet qui permet de mettre à disposions des salariés tout ou partie des informations produite par l’ets. (Annexe). S’agissant des sources externes on distingue : les sources secondaires des sources primaires. L’ets peut se procurer des informations auprès de nombreuses organisations dites source secondaire, celle-ci disposent généralement de centre de documentation ou l’on peut consulter leurs publications, mais la plupart d’entre elles mettent maintenant en ligne sur Internet à titre gratuit ou onéreux tout ou partie des informations qu’elles produisent. Par ailleurs lorsque l’ets ne peut faire appel  à une source secondaire soit parce qu’elle n’est pas accessible soit parce qu’elle n’existe pas ou ne répond pas à son besoin, elle est contrainte de collecter des informations par elle-même, dite source primaire. Cette collecte prend généralement la forme d’enquête ou d’entretien.

1. Les outils de collecte d’informations

1. Les outils de recherche sur Internet

Il existe principalement 2 outils : tout d’abord des annuaires, des recherches qui sélectionnent des sitesgrâce à des logiciels. Les plus utilisés sont Yahoo ! Etvoilà. Attention ils sont assez incomplets et mal mis à jourstoutefois il convienne pour faire des recherches sur un sujet général. Ensuite.Les moteurs de recherche  qui explore de façon automatique et en permanence le web à partir de mots clés, il sélectionne des liens hypertexte par ordre de pertinence (souvent les sites les plus visités) ex : Google, Yahoo !, Altavista…) Ils sont très riche et régulièrement mis à jours. Ils sont parfaits pour faire des recherches sur des sujets plus pointus.

Certains site sont appelé portail car ils sont à la fois un annuaire et un moteur de recherche voir plus (Yahoo !) cf fiche 1.

1. Les enquêtes

Cet outil est très exigeant puisqu’il implique une démarche très rigoureuse qui nécessite plusieurs étapes :

• 1er étape : La fixation des modalités, c’est-à-dire les conditions du déroulement de l’enquête, elles dépendent du budget de l’ets et de la durée de l’enquête. Il convient en fonction de critères de définir la taille de l’échantillon, dans certain cas il faut prévoir la composition de l’échantillon (âge, sexe...)
• 2étape : la conception du questionnaire, pour ce faire il faut fixer précisément les objectifs de l’enquête pour déterminé les thèmes à aborder et les informations à recueillir. En générale, un questionnaire comporte 3 parties : L’introduction (objectifs et remerciement), les questions, et l’identification de la personne interrogé. Il existe plusieurs types de questions : Ouverte, fermé, par classement, ou selon une échelle d’attitude. Attention ! Il faut éviter les questions ouvertes car elles sont difficiles à dépouiller. Ajoutons que l’identification de la personne même si l’enquête est anonyme peut porter sur différentes caractéristiques. Cf annexe
• 3eme étape : l’administration du questionnaire c’est-à-dire sa diffusion. Le choix de sa diffusion dépend du type d’enquête mais surtout des moyens humains et financier de l’ets. Chaque méthode présente des avantages et inconvénients. Cf annexe. Aussi est-il souhaitable de tester les questions sur des cobayes afin de s’assurer qu’elles sont bien comprises.
• 4eme étape : le traitement des données : il s’agit du dépouillement des questionnaires qui pourra aboutir à des calcule de %, de stat, il peut se faire à l’aide d’un logiciel, ce logiciel peut produire des tableaux, des graphiques, qui peuvent être incorporés dans un rapport. EN effet toute enquête tout aboutir à la rédaction d’un rapport qui, après la présentation des objectifs, et des conditions de déroulement de l’enquête commente les résultats et présente les tableaux et graphiques.

1. Les contraintes de la loi informatique et liberté

La collecte de données à caractère personnel, est surtout leur traitement automatisé ou non automatisé mais incluant un stockage des données dans un fichier comporte des risques d’atteintes aux libertés fondamentales.  C’est pourquoi a été voté La loi informatique et liberté (LIL) le 6 janvier 1978 reformé le 6 aout 2004, qui prévoit des mesures de protections et institut une autorité administrative indépendantes : LA CNIL. Les données collectées doivent l’être avec le consentement de l’intéressé, doivent être proportionnées par rapport au but recherché et être conservés une certaine durée. Certaines données sont interdites à la collecte, elles sont dites sensibles. Par ailleurs l’intéressé doit pouvoir s’opposer à ce que ses données soient transmises à des tiers. De plus, la personne doit être informée de ses droits (d’accès, d’opposition, rectification…). Enfin, le procédé de collecte doit faire l’objet de formalités auprès de la CNIL : soit la déclaration préalable pour les traitements les plus simples, soit l’autorisation préalable chaque fois qu’il est question de données biométriques. La déclaration préalable n’est pas nécessaire lorsqu’un CIL (Correspondant Informatique et Liberté) existe dans l’ets.

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