L’amélioration de l’organisation du travail administratif

L’amélioration de l’organisation du travail administratif

Situation professionnelle

I/ Analyser une procédure d’autorisation de construction d’une piscine

1. Analysez cette procédure

1. Précisez les situations dans lesquelles il faut une autorisation de construction, indiquant le cas échéant le délai minimum d’obtention

Les situations sont :

• Quand la surface est <10m² aucune autorisation est nécessaire la construction est immédiate pas de délais

• Si la surface est > à 10m² aucune autorisation et si la surface est > supérieur a 100m² il faut faire appel à un architecte pour un permis de construire qu’il demandera à la maire et le délai est de 3 mois
• Si la surface est inférieure est <100m² le client doit faire une déclaration a la Mairie et le délai est de 1 mois, si l’autorisation est accordée on peut construire. Mais si elle ne l’est pas on daire une demande dans les 60 jours pour revoir la décision de la mairie. Si la décision n’est pas accordée on peut saisir un tribunal administratif.

1. Le tribunal administrative LRAR
2. Si le délai n’est pas respecté la construction n’est pas abouti

II/ Analyser et faire évoluer le processus d’approvisionnement

1. Observez la représentation schématique de ce processus

1. Un schéma postes-documents représente les étapes d'un processus avec les documents impliqués et les parties prenantes.

b. Chaque étape est numérotée pour indiquer la séquence dans le processus.

1. Caractérisation du problème avec la méthode QQ0QCP :

    Identifier les Questions, les Qui, le Quoi, les Où, les Quand, les Comment, et les Pourquoi.

1. Identification des causes avec un diagramme causes/effet :

Pas fait

1.   Identifier les causes principales du dysfonctionnement,

telles que les erreurs de communication, les surcharges de travail, ou les défauts de formation.

1. Proposition d'améliorations au processus :

    Utiliser les fonctionnalités du PGI de manière optimale.

    Clarifier les responsabilités et les délais pour chaque étape.

    Mettre en place des contrôles de qualité pour éviter les erreurs.

Compléter le nouveau schéma postes-documents :

Intégrer les améliorations proposées dans le processus d'approvisionnement.

Analyse de la répartition des tâches actuelle :

Calculer le total de chaque activité par salarié et la charge totale estimée.

Déterminer la part en pourcentage de chaque activité pour chaque salarié.

Calculer la charge totale par activité et la part correspondante.

Calculer la charge nette et le taux d'engagement de chaque salarié.

III/ Améliorer et suivre le travail administratif

  7. Complétez et analysez le tableau de répartition des taches acteuls en les calculant  :

    a. Calcul du total de chaque activité par salarié et la charge totale estimée. Pas fait

    b. Détermination de la part en pourcentage de chaque activité pour chaque salarié.  Pas fait

    c. Calcul de la charge totale par activité et la part correspondante. Pas fait

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