Note de cadrage avenir consulting

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AVENIR CONSULTING

Note de cadrage

Anniversaire des vingt ans du cabinet

1. Objectifs du projet

• Mettre à l’honneur le cabinet en réalisant un événement sur mesure en accord avec la personnalité de l’entreprise et qui marquera durablement les esprits ( chic, sobre, festif, éco responsable )
• Accroitre la visibilité , le sérieux du cabinet auprès des prospects internationaux
• Remercier nos équipes, les fédérer autour d’un avenir commun
• Augmenter la marque employeur afin d’attirer de nouveaux talents
• Fablab : attirer des projets innovants et ambitieux

1. Le besoin à satisfaire

• Week-end immersif au cœur d’un village médiéval du Piémont (Italie ) alliant lieu de retraite ressourçant éco-responsable, workshop créatif ou récréatif et moments festifs ( lieu disponible : https://www.theworkationvillage.com)

Livrables clés :

• Location du lieu – suivant nombre de participants
• Planning des manifestations : séminaires, workshop, manifestations extérieures
• Gestion des transports
• Logistique personnel encadrant l’événement

       Critères de réussite : La qualité de l’événement, ces retombées

• 90 % de nos effectifs internes présents
• 50% de nos clients présents
• 50% de nos prospects présents
• Maîtrise des imprévus durant ces deux jours
• 100 % de satisfaction
• Analyse communication post événement : + 30 % taux d’engagement & followers Instagram / Twitter / FB,

1. Contexte du projet

 Contraintes liées :

• Géographique : Italie
• Saisonnier : météo favorable : fin mai
• Budgétaire : 200 K maximum
• Organisationnel : 3 mois (février 19 – avril 19)
• Nombre total participants : 160 pax (famille / conjoint non conviés)

1. Périmètre, interface et hypothèses

• Projet concernant l’ensemble des quatre prartices soit 90 consultants comme promoteur de l’événement (phase amont)
• Projet en lien avec l’ouverture du fablab en septembre : corrélation des invitations des porteurs de projet innovant
• Niveau stratégique : quels sont les clients à inviter (nationaux et internationaux) + quel futur prospect
• Comment communiquer autour de l’événement ? (Chartre graphique, logo d’anniversaire, charte musicale)

1. Risques (menaces et opportunités) du projet

• Éléments favorables : acquisition de nouveaux clients, évolution à l’international, ouverture du fablab
• Menaces : détérioration des contexte économique & sanitaire international
• Forces de l’entreprise : agilité, image et renommée
• Faiblesse : pas d’expérience d’organisation évènementielle  

1. Organisation du projet  

• Équipe projet : les assistants des quatre practices tous ayant un réel intérêt à la réalisation du projet (motivation intrinsèque) – Copil : Paul, Pierre & les quatre responsables des practices
• Temps dédié : 2 jours / semaine ;
• Sprint : 1 semaine
• Daily stand up meeting : 20 mn à 10H30 (du lundi au jeudi)
• Création d’une Obeya room
• Matrice RACI : A= approuve – R= réalise – C= consulté
• Budget : 200 k – 1000 € ht / participant
• Planning général :

Février :  création campagne communication/ Contact guest

Mars : logistique lieu + animation + staff local ( hotesses etc ), assurance

Avril : logistique lieu

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