Management, étude de cas intercom

N°

Délégation O/N

Justification

1

N

Compétence stagiaire ? Ne pas perturber le responsable.

2

N

Trop spécifique. Méconnaissance des procédures. Risque de s’éterniser.

3

N

Idem

4

N

Idem

5

N

Idem

6

N

Courrier important

7

N

Idem

8

O

Possibilité de montrer le contrôle. Le stagiaire peut reproduire.

9

O

Pas de risque.

10

O

Courrier à base d’une lettre type qu’il suffit de mettre au point.

11

N

Recherche trop spécifique : il faut savoir où chercher.

12

N

Trop technique : il faut connaître les procédures de mise à jour.

13

N

Client important : trop risqué.

14

O

Peut être montré. Cette mise à jour se fait sur Excel.

15

N

Trop spécifique : il faut connaître les dossiers et leur classement.

16

O

Tâche courante. Peut transférer un appel, si difficulté.

17

O

Tâche courante. Il suffit de faire preuve de méthode.

18

N

Possible pour la préparation de la salle, non pour la réunion.

19

O

Tâche courante. Aucune difficulté si les éléments sont réunis.

SOCIETE INTERCOM

LISTE DE CONTRÔLE

Objet :

Tâches affectées à l’assistant(e) de gestion

Du ……….

N°

Tâches

Durée prévue

Repère horaire

observations

1

Dictée d’un courrier par le responsable (à 8 h 30).

0,25

8 h 30

2

Lecture et tri du courrier papier et électronique reçu par la société : ventilation aux responsables, traitement direct.

0,5

3

Classement du courrier reçu, de divers documents, comme les attestations de présence. Recherche de documents courants : contrats de travail, avenants…

0,5

4

Rédaction du courrier courant. Transmission aux responsables pour signature.

0,5

5

Dépouillement de la documentation papier et électronique reçue. Classement dans les dossiers adéquats.

0,25

6

Saisie du courrier papier important pour les responsables.

0,5

7

Édition de documents importants (certificats de travail, rapports, attestations) à insérer dans le courrier ci-dessus.

0,5

11

Recherche de documentation sur le portage salarial sur Internet et dans les publications en provenance d’organismes de la profession (SOCAMETT, PRISME, etc.). Constituer un dossier qui doit être prêt pour la réunion.

1

12

Mise à jour du site Internet relativement au portage salarial (10 h – 12 h).

2

10 h

12 h

13

Appeler un client important au sujet de la défection d’un intérimaire et de son remplacement (15 h).

0,25

15 h

15

Surveillance et mise à jour de dossiers des intérimaires et des salariés « portés ».

0,5

18

Préparation matérielle (salle, dossiers) et participation à la réunion des responsables prévue à 16 h 40 (durée : 1 h 30) sur le thème du portage salarial.

2

16 h 15

Total

8,75

SOCIETE INTERCOM

LISTE DE CONTRÔLE

Objet :

Tâches affectées au stagiaire

Du ……….

N°

Tâches

Durée

prévue

Repère horaire

Observations

8

Contrôle du courrier courant avant expédition (notamment présence des pièces jointes).

0,25

9

Présentation du courrier à la signature. Affranchissement, expédition.

0,25

10

Demande de renseignements relatifs au portage salarial : Pôle Emploi, inspection du travail, INRS…

0,75

14

Tenue des statistiques journalières pour le contrôle de gestion. Mise à jour des graphiques.

0,5

16

Répondre au téléphone. Envoi de documentation aux clients et aux candidats.

1

17

Livraison de diverses fournitures de bureau prévue à 16 h. Réception, pointage des bons de livraison et bons de commande. Rangement.

0,5

16 h

19

Préparation du déplacement du gérant à Paris dans deux mois (réservation du billet et de la chambre d’hôtel).

0,5

Total

3,75