Initiation à la gestion

Initiation à la gestion

Question 1

En quoi l’entreprise Assurances Médiplus correspond aux principes de la division du travail et de l’organisation scientifique du travail ?  

La division du travail.  Les Assurances Médiplus adhérent aux principes de la division du travail selon Smith.  En effet, la division du travail pour Smith « découle de la dynamique de l’échange ». « La division du travail consiste en une répartition toujours plus spécialisée du processus de production de sorte que chaque travailleur peut devenir spécialiste de l’étape de la production à laquelle il se consacre, accroissant donc l’efficacité de son travail, sa productivité1 ».  L’entreprise comprend trois divisions, soit la division vie, la division industrielle ainsi que la division médicale.  À la division médicale, « Les réclamations soumises au service des réclamations/médicaments suivaient un cheminement séquentiel spécifique qui commençait au service courrier », ceux-ci en faisaient la réception, la deuxième étape était la livraison des dossiers au service des réclamations/médicaments, ces réclamations étaient par la suite remises au commis pour ensuite aller au service des chèques pour finir au service courrier.

L’organisation scientifique du travail.  Le système de Taylor s’appuie sur cinq propositions pour organiser le travail : La recherche de la meilleure méthode pour réaliser une tâche, à partir de l’analyse scientifique des temps, des façons de faire ainsi que de la planification.  Afin de mieux comprendre le processus pour chaque type de réclamation, les Assurances Médiplus ont fait une étude des temps de traitement pour chaque type de réclamation (simple, complexe et refusée).  L’étude avait également fait ressortir le pourcentage du temps consacré à chaque activité par type de réclamations.

Le recrutement de l’individu le plus apte à accomplir une tâche, selon son caractère, son tempérament et son rendement.  Aux Assurances Médiplus, pratiquement tous les contrats avaient leurs particularités propres, « […] le processus d’approbation des réclamations nécessitait des employés compétents, attentifs et bien informés ».  Dans l’organigramme de la division médicale, il y a quinze commis de bureau qui relèvent de l’adjoint administratif.  Cela ne correspond pas aux principes de l’organisation scientifique, il devrait avoir un groupe d’employé ayant les capacités d’analyse des contrats et un autre groupe d’employé destiné au travail clérical comme par exemple le classement.

Le principe de la formation est un suivi et un contrôle permanent du personnel.  Bien qu’ils ont « […] investi des milliers de dollars en formation interne et […] envoyé tous les commis aux réclamations suivre des cours de saisi et de traitement de données à l’extérieur » et que tous les employés aient eu 10 heures de formation à l’installation du nouveau système, les Assurances Médiplus ne correspondent pas ou peu aux principes de l’organisation scientifique qui demande un contrôle permanent du personnel.  L’employée Marie-Line Briens ne comprend toujours pas le système malgré ces trois années d’expérience.

La mise en place d’un système de salaire proportionnel au rendement, un système de récompense.  Bien qu’il ne fasse aucune mention de la rémunération des employés, du seul fait que tous les commis sont au même niveau hiérarchique ne répond pas aux principes de l’organisation scientifique, certains employés devraient être rémunérés différemment en prenant en compte les exigences des tâches et des capacités des employés.  

La séparation des tâches entre conception et exécution.  Avec ces trois divisions : vie, industrielle et médical, « chaque division a sa propre direction, son équipe de vente, ses services administratifs et son personnel de bureau ».  Pour chaque service, son directeur, sous chaque directeur, son personnel.  Cette séparation des tâches correspond bien aux principes de l’organisation scientifique du travail.

1. Wikipédia. https://fr.wikipedia.org/wiki/Adam_Smith

Question 2

En quoi l’entreprise Assurances Médiplus correspond ou ne correspond pas aux principes administratifs tels que définis par Henri Fayol ?

L’autorité et la responsabilité.  « Ce principe correspond au droit de donner des ordres et au pouvoir de les faire exécuter ».  Le directeur du service réclamations des médicaments fait état de ce droit fréquemment, notamment quand il mentionne « Je lui ai dit de se mettre à l’ouvrage et de s’arranger pour comprendre faute de quoi elle devra se chercher du travail ailleurs. »

La discipline. « Les membres doivent se plier aux conventions explicites ou tacites établies dans l’entreprise ».  « Il est intéressant de relever cette remarque de Fayol : […] il ne faut point se borner à en rejeter négligemment la responsabilité sur le mauvais état de la troupe ; la plupart du temps, le mal résulte de l’incapacité des chefs. »  M. Blanchette, n’a rien trouvé de mieux que de mettre les problèmes de son département sur le dos de ces employés en mentionnant « Je me demande parfois si ces gens m’écoutent vraiment.  On dirait parfois qu’ils sont sourds d’une oreille et qu’ils n’entendent pas de l’autre ! ».

L’unité de direction.  « Le personnel travaille pour le même but, un seul patron, un seul programme ».  Oui il y a unité de direction, l’entreprise comprend 3 divisions : Industrielle, vie et médicale et chaque division dispensent différents services et chaque services relèvent d’un seul chef, soit un directeur de division.

L’unité de commandement, « chaque personne ne doit dépendre que d’un seul chef ».  Dans chacune des divisions, il y a les services administratifs, l’équipe des ventes, le service des réclamations/médicaments et le service des réclamations/soins dentaires, ceux-ci relèvent tous d’un directeur, dont M. Blanchette pour le service des réclamations des médicaments.

La hiérarchie.  « La hiérarchie est un mécanisme nécessaire au bon fonctionnement de l’entreprise en vertu du besoin de transmission nécessaire de l’information et du principe d’unité de commandement ».  Au sein de l’entreprise Les Assurances Médiplus la hiérarchie y est présente « Chaque division [a] sa propre direction, son équipe de vente, ses services administratifs et son personnel de bureau », sous la direction de la division médicale, il a 4 directeurs et chaque directeur a son équipe.

L’équité.  La justice découle de l’application rigoureuse des conventions établies au sein de l’entreprise.  Fayol parle de bienveillance pour pallier les insuffisances des règles établies.  M. Blanchette n’est point bienveillant, même si Marie-Line Briens informe son supérieur ne pas comprendre le système, il trouve rien de mieux que de lui dire « […] de se mettre à l’ouvrage et de s’arranger pour comprendre faute de quoi elle devra se chercher du travail ailleurs. »

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