Amélioration des processus au back office

Objet : amélioration des processus au back office

Les mauvais résultats de l’audit du back office ont conduit à un diagnostic plus poussé des causes probables des disfonctionnements qui nous permettra de mettre en évidence des pistes d’améliorations des processus.

1. Diagnostic opérationnel

1. Erreurs et délais non respectés au niveau des bulletins de paie

De nombreuses erreurs ont été relevées dans la production des  bulletins ; erreurs de saisie dues à une surcharge de travail, un manque d’automatisation ou à une maitrise insuffisante des logiciels, mais également à des erreurs sur les relevés d’heures. Par ailleurs, les bulletins ne sont pas produits dans les temps, soit par manque d’organisation ou surcharge de travail, soit parce que les intérimaires ne remettent pas leur relevé d’heures dans les délais.

1. Délais de retour des contrats trop longs

Les entreprises ne sont pas suffisamment rigoureuses dans le respect des délais de retour des contrats, ce qui peut engendrer de fâcheuses conséquences sur le plan juridique. Par ailleurs, trop peu de relances sont effectuées à notre niveau.

1. Dossiers incomplets

Trop de dossiers à ce jour sont incomplets, donc à priori non vérifiés. Aucune relance systématique n’a été mise en place pour restaurer les pièces manquantes.

1. Proposition de solutions

1. Pistes d’amélioration concernant les erreurs et délais non respectés au niveau des bulletins de paie

Les risques d’erreurs sur les bulletins de paie peuvent être réduits en modifiant les relevés d’heures pour en améliorer la visibilité. Une réflexion sur les logiciels utilisés afin de limiter la saisie par nos agents peut être intéressante. Enfin, nous pouvons inciter les intérimaires à respecter les délais de retour des informations sur leur temps de travail en les informant par une note jointe à leur prochain bulletin de paie de la possibilité d’un retard dans le paiement des salaires.

1. Pistes d’amélioration concernant les délais de retour des contrats trop longs

Nos clients doivent être informés de l’importance du respect des délais de retour du contrat de travail et des risques associés. Nous pouvons rédiger un document informatif à leur attention, organiser un moment d’information dans les agences Fast Intérim avec un cocktail pour les inciter à être présents, ou déléguer cette information aux équipes de commerciaux se rendant dans les entreprises.

1. Pistes d’amélioration concernant les dossiers incomplets

Un meilleur contrôle du contenu des dossiers est nécessaire, on pourra donc créer une fiche de pointage des pièces contenues dans chaque dossier. Les opérations de relance ne sont pas suffisamment importantes, il convient donc de les formaliser avec une périodicité impérative (ex tous les jeudis de 9:00 à 11:00), un planning nominatif doit être réalisé pour ce travail.

1. Pistes d’amélioration globale du service

Un travail d’analyse de la répartition des tâches dans les services peut être préalable à un nouveau découpage qui favoriserait la responsabilité de chaque membre de l’équipe et éviterait les surcharges de travail. Une étude des besoins de formation du personnel, notamment en matière d’utilisation des logiciels peut constituer un axe de progrès. La première étape consistera en la réalisation d’une enquête auprès de nos agents. La motivation de l’équipe ne doit pas être négligée et peut contribuer à l’amélioration de la qualité du travail. Prévoir un système d’intéressement du personnel (ex une prime liée à la réduction du nombre d’erreurs) est une piste envisageable. Enfin, nous pourrions faire un état des lieux en matière de conditions de travail pour améliorer le bien-être et la motivation de l’équipe.

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