Reférenciel D'emplois

FICHE DE DESCRIPTION D’EMPLOI

Intitulé de l’emploi: Assistante de Direction

Supérieur Hiérarchique :

Directeur

Domaine : Affaires générales

RAISON D’ÊTRE :

• Chargée d'assister le Directeur dans l'organisation matérielle de ses activités

FINALITES :

Organiser le secrétariat administratif du Directeur

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs du Directeur

PRINCIPALES ACTIVITES :

Assurer les travaux bureautiques (saisies, prises de notes, archivage...)

Gérer la correspondance du Directeur et de ses collaborateurs

Assurer l'accueil physique et téléphonique des personnes en relation avec l'entreprise

Gérer le planning et/ou l'agenda du Directeur

Garantir la confidentialité des documents et courriers

Gérer les fournitures de bureau et autres approvisionnements nécessaires au bon fonctionnement de la Direction

Enregistrer le courrier arrivée physique et fax

Soumettre le courrier arrivée au Directeur et autres responsables de structures

Transmettre le courrier départ au Directeur et autres responsables de l'entreprise pour approbation et signature éventuelles

Assurer l'envoi dans les délais du courrier en relation avec l'agent de liaison

Veiller à la fiabilité des données fournies

Assurer le suivi du calendrier et des échéanciers de la Direction

Suivre l'éxécution budgétaire et l'optimisation des ressources affectées à la Direction

Réaliser toutes autres taches confiées par le Responsable hiérarchique

RELATIONS FONCTIONNELLES :

Toute Structure

Profil requis

FORMATION SOUHAITEE :

Bac + 2 Secrétariat/ Bureautique/ Assistanat

EXPERIENCE NECESSAIRE :

3 ans dans le domaine -

COMPETENCES REQUISES :

SAVOIR

Connaître les techniques de secrétariat - Connaitre et appliquer les procédures qualité liées à son domaine d'activité - Connaître les applications informatiques utilisées dans la gestion des activités -

SAVOIR-FAIRE

Savoir organiser des réunions - Gérer un planning de travail - Avoir le sens de l'oganisation et de la priorisation - Maitriser la reformulation -

SAVOIR-ETRE

Etre rigoureux - Avoir une excellente élocution - Avoir le sens de la discrétion et de la confidentialité - Avoir une capacité relationnelle et un esprit d'équipe - Etre dynamique - Sens de l'écoute

POSTES RATTACHES :

SONATEL : Assistante de Direction

MOBILES : Assistante de Direction

MULTIMEDIA : Assistante de Direction

AFFECTATION(S):

Toute Direction

FICHE DE DESCRIPTION D’EMPLOI

Intitulé de l’emploi: Secrétaire

Supérieur Hiérarchique :

Chef de Département

Domaine : Affaires générales

RAISON D’ÊTRE :

• Chargée du secrétariat d'une ou de plusieurs structures

FINALITES :

Organiser et coordonner le traitement et la circulation des informations

Assurer la saisie des notes et des documents

Assurer l'accueil physique et téléphonique des interlocuteurs de la structure

PRINCIPALES ACTIVITES :

Effectuer des opérations de transmission, de classement et de traitement des informations nécessaires à la bonne marche des structures

Filtrer les communications

Effectuer les travaux de saisie des documents

Organiser les rendez vous et les réunions des responsables

Accueillir les visiteurs

Etre

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