Cours: Procéder à L'acquisition Numérique Des Documents

1. Quel diagnostic ou état des lieux de la situation faites-vous ? (Forces et faiblesses de l’entreprise par rapport au problème exposé)

• Forces :

- environnement informatique récent et performant ;

- classement actuel rationnel ;

- assistant(e) qualifié(e), organisé(e), conscient(e) du problème et prêt(e) à évoluer dans ses pratiques ;

- la suite bureautique actuelle peut être utilisée en remplacement d'une solution GED

• Faiblesses :

- volume croissant des documents à traiter ;

- absence de réseau informatique susceptible de faciliter l'accès à l'information

- grande variété des documents circulant dans l’entreprise (fax, courrier postal, courriels, etc.) ;

- codification relativement "limitée" ;

- consultation fréquente des documents ;

- traitement manuel (report de références de documents dans un cahier)

- nombreux intervenants dans les processus de communication (en interne et en externe) avec des attentes diverses en matière d’informations ;

- l’organisation et le traitement de l’information reposent presque uniquement sur l’assistant(e) ;

- pas de budget spécifique (formation, équipement, achat d'une GED).

2. Quelles sont vos deux priorités d’action ?

- Améliorer la gestion des documents entrants (en provenance des fournisseurs, des prestataires de services, des artisans…). Ces documents sont souvent sous format papier (courrier postal, télécopie) et font l’objet de consultations multiples.

- Optimiser la recherche d’informations sur son poste de travail informatique.

Mise en œuvre, p. 122

1. Identifier l’intérêt de la gestion électronique de documents

a. Quels sont les arguments en faveur d’une solution de gestion électronique de documents ?

Rappel : la GED est un ensemble de techniques permettant d’organiser, de gérer, de traiter, de stocker, de partager, de diffuser sous forme électronique l’ensemble des documents et informations internes ou externes de l’organisation.

Proposition de réponse

Intérêts d’une GED pour Clerc Construction :

- augmentation de la productivité de l’assistant(e), qui va gagner en efficacité (gain de temps et diffusion plus rapide des informations…) ;

- économies (coût d’impression, espaces de stockage…) ;

- gain de place ;

- sécurisation des données (possibilité d’effectuer des sauvegardes et de les stocker dans des armoires sécurisées contre le vol, l’incendie…) ;

- recherche facilitée grâce à l’indexation informatisée des documents pour l’assistant(e) mais également pour les autres membres de l’entreprise [en cas d’absence de l’assistant(e) de manager] sur son poste informatique.

b. Quelles sont les étapes à suivre pour mettre en œuvre la solution retenue ?

Proposition de réponse

Représentation schématique des étapes :

c. Quelles seront les fonctionnalités de GED à mettre en œuvre dans le cadre de la problématique ?

Proposition de réponse

Dans le cas de Clerc Construction, la solution retenue se limitera à la GED administrative, c’est-à-dire à la numérisation de certains documents papier consultés régulièrement et à l’indexation (codification) des fichiers numériques.

On exclura la reconnaissance optique de caractères (OCR) dans la mesure où il n’y a pas de modification de contenu des fichiers scannés.

On exclura également

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