Accueillir et communiquer en face à face

Accueillir et communiquer en face-à-face

1. Définir une stratégie d’accueil.

a. Les visiteurs sont satisfaits des services que l’entreprises leurs rendent mais estiment que l’accueil devraient être amélioré.

L’amélioration de l’accueil devra porter en premier lieu sur la disponibilité du personnel, le temps d’attente, la création d’un espace d’attente et bien sûr de l’amabilité du personnel d’accueil

b. Plan d’action

Attentes ou degré d’insatisfaction Objectifs Actions à mettre en œuvre

Rapidité de la prise en charge -Limiter l’attente -Repérer les moments d’affluence

-Prévoir plus de personnel à l’accueil aux périodes de pointe

Amabilité et écoute -Bien recevoir le client

-Donner une bonne image de l’entreprise -Avoir le sourire

-Appliquer des formules de politesses

Délai d’attente à l’accueil -Mieux gérer le flux de clientèle -Savoir diriger les clients vers le bon service

Confort -Améliorer l’attente des clients -Une salle d’attente assez vaste pour accueillir les clients-

-Mettre à disposition une fontaine d’eau et que les sanitaires soit visible

Documentation -Que les clients se renseignent sur les services de l’entreprise -Mettre à disposition des plaquettes sur les services de l’entreprise

Disponibilité du personnel -Afin de répondre à la demande du client -Organiser un planning des employés

-Que les secrétaires soit au courant des disponibilités de leurs collègues

2. Organiser l’accueil

a. Afin de faciliter l’amélioration de l’accueil des secrétaires de l’entreprise ; une mise à disposition d’un organigramme avec les noms et les fonctions clés des employés de l’entreprise est nécessaire.

De plus ils laisseront également leur planning ou encore leur agenda en ligne afin de pouvoir renseigner les clients de leurs disponibilités.

b. Suite au sondage qui a été effectué on a remarqué qu’il y des points à améliorer en ce qui concerne l’accueil et donc pour cela nous avons mis en place une formation afin d’améliorer votre service d’accueil.

c. Règle à respecter

Accueil -Savoir accueillir les clients afin d’installer un climat d’entente et de confiance

Avoir une tenue irréprochable

Information -Avoir une connaissance du personnel disponible et connaitre les entreprises (services proposés)

Confort -Veiller

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