LA COMPTABILISATION DE LA PAIE

CHAPITRE 9 - LA COMPTABILISATION DE LA PAIE

1. La comptabilisation des salaires

La comptabilisation de la paie est réalisée chaque mois à partir du livre de paie ou des modules Paie et Comptabilité d’un progiciel. La comptabilisation de la paie est générée automatiquement dans les entreprises qui utilisent un PGI.

I. Le principe

• Certaines opérations en rapport avec la paie peuvent être enregistrées dans le courant du mois : ce sont les avances et les acomptes, les oppositions sur salaire, les charges correspondant à des avantages en nature, les achats de titres restaurant.

• En comptabilité, la paie s’analyse en charges (compte de résultat) et en dettes (bilan).

• Tous les éléments de la paie sont regroupés et enregistrés dans des comptes de charges (subdivisions des comptes 641 – Rémunération du personnel et 645 – Charges de Sécurité sociale et de prévoyance) et dans des comptes de tiers (subdivisions des comptes 42 – Personnel et comptes rattachés et 43 – Sécurité sociale et autres organismes sociaux).

• Le paiement du net à payer est enregistré en soldant le compte 421 – Personnel, rémunérations dues.

• À l’échéance normale, le paiement des cotisations sociales est effectué en soldant les comptes 43.

II. La comptabilisation des salaires

Les salaires sont généralement comptabilisés pour l’ensemble des salariés et non salarié par salarié. Si l’entreprise utilise un logiciel de paie, elle a la possibilité de générer automatiquement les écritures comptables dans un journal auxiliaire appelé « journal de paie ». Dans le cas contraire, elle procède à un enregistrement manuel des informations. On utilise pour cela des comptes généraux spécifiques prévus par le plan comptable général. Néanmoins, chaque entreprise est libre d’ouvrir plusieurs sous-comptes de façon à tenir compte des particularités de sa paie.

1. Le versement des retenues sur salaire

Il faut comptabiliser le versement des retenues sur salaires (avances, acomptes ou saisie-arrêt sur salaire).

Deux comptes sont utilisés :

• le compte 425 – Personnel - Avances et acomptes pour la comptabilisation des acomptes et avances versés ;

Exemple

Mme Charlotte Alluis, salariée de l’entreprise Tissus Price, demande le 15 mars N le versement d’un acompte d’un montant de 400 € à la comptable de l’entreprise. Le virement est réalisé le jour même sur le compte bancaire de Charlotte Alluis.

L’enregistrement en comptabilité est le suivant :

• le compte 427 – Personnel - Oppositions pour les montants faisant l’objet d’oppositions présentées par les tiers (Trésor public, créanciers du salarié…).

Exemple

Le juge du tribunal d’instance de Nantes a notifié à la société La biscuiterie normande la saisie sur salaire à l’encontre du salarié Pierre Beaugendre pour non-paiement de pension alimentaire. Les sommes saisies sont versées chaque mois au greffe du tribunal d’instance. La quotité saisissable mensuelle est de 277,43 € au titre du mois de mars N.

L’enregistrement comptable est le suivant :

2. La comptabilisation du salaire brut et des remboursements de frais

Selon le PCG (Plan comptable général), le salaire brut doit être comptabilisé au débit du compte 641 – Rémunération du personnel (sous-compte 6411 – Salaires, appointements) et la dette envers le personnel doit être enregistrée dans le compte 421 – Personnel – Rémunérations dues.

Le compte 79100 – Transfert de charges d’exploitation est crédité du même montant que les avantages en nature pour éviter une double imputation des charges.

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