Synthèse CEJM

18        L'incidence du numérique sur le

Synthèse enrichie

1. Le numérique au service de l’information dans l’entreprise

A. La fonction essentielle du système d’information dans l’entreprise

L’environnement global devenu plus ouvert et incertain (innovations technologiques, instabilités économiques et politiques, individualisation des demandes des clients, nouvelles exigences des salariés et des actionnaires) et la concurrence accrue du 21e siècle rendent l’information capitale pour les entreprises. Aussi, la démocratisation d’Internet a rendu l’information pléthorique et diffuse, ce qui complexifie la prise de décision. Le « big data » (gestion d’un volume important de données) représente alors un défi pour les entreprises. Avoir les bonnes informations pour les bonnes personnes, au bon moment et au bon endroit peut être source d’avantage concurrentiel certain. C’est en ce sens que l'entreprise doit mettre en place des procédures, mobiliser ses ressources humaines, déployer des ressources matérielles (serveurs, ordinateurs, terminaux, etc.) et immatérielles (logiciels) pour organiser ses flux d’informations. C’est cet ensemble que l’on appelle le système d’information.

Le système d’information va alors permettre à l’entreprise de collecter des données (internes et externes) de manière optimale, de les stocker et d’en assurer la sécurité, de traiter ces données en les analysant, les transformant, les structurant, et d’en assurer la bonne diffusion auprès des différents acteurs internes (ex. : salariés) et externes (ex. : fournisseurs). Le SI est un élément indispensable à la prise de décision stratégique de l’entreprise et à leur mise en œuvre.

B. Le progiciel de gestion intégré (PGI), un outil au service de l’entreprise

Le système d’information structure les processus des entreprises. Celui-ci est parfois fragmenté (un système d’information par processus, par exemple : un SI pour le service commercial, un SI pour le service ressources humaines). Or les entreprises ont besoin de fluidifier le parcours de l’information et de favoriser son échange entre les différents acteurs internes et externes. C’est là qu’intervient le progiciel de gestion intégré : il va unifier les informations grâce à la centralisation des données dans une base de données unique. Il va permettre en interne d’assurer le partage automatisé et la disponibilité de l’information entre les collaborateurs (ex. : la facture du commercial s’enregistre en comptabilité). En externe, le PGI va permettre de fluidifier les processus avec les partenaires avec la possibilité pour les entreprises, par exemple, de disposer d’informations concernant les prix et les stocks de leurs fournisseurs en temps réel.

2. Le numérique, un facilitateur du travail collaboratif

A. Le numérique pour une meilleure coordination des actions et processus

L’environnement incertain impose aux entreprises d’être flexibles et réactives. C’est en ce sens qu’elles ont dû modifier les modalités de coordination.

Le numérique offre aux entreprises des outils permettant de mieux coordonner les actions et les processus. Les tâches à faible valeur ajoutée sont automatisées et la communication intra et inter-organisationnelle est facilitée. Avec les processus de production modernes, les hommes gagnent en autonomie et sont assistés par des outils numériques qui leur font gagner en efficacité et en efficience. La technologie est aujourd’hui présente tout au long du processus de production.

B. Le numérique pour une meilleure utilisation du potentiel humain

Le numérique peut par ailleurs être l’occasion pour l’entreprise d’exploiter au mieux son potentiel humain, souvent sous-exploité quand le salarié est cantonné à effectuer des missions précises sans possibilité de participer à l’amélioration des processus et à la découverte d’innovations vectrices de performances individuelles et collectives.

Les outils du numérique peuvent ainsi favoriser la proximité entre les collaborateurs, qu’ils se trouvent à quelques mètres ou à des milliers de kilomètres, pour développer un travail collaboratif source de synergies indéniables. Ces outils favorisent l’ajustement mutuel au détriment de modes de coordination plus hiérarchiques (réduction des niveaux hiérarchiques). La confiance donnée aux collaborateurs est cruciale pour développer un management collaboratif et connecté. Ces outils permettent encore aux entreprises de faire participer les salariés aux activités R&D par la mise en place de plateformes numériques (tel Id Clic d’Orange). Le numérique permet finalement d’exploiter au mieux le potentiel des salariés (leurs idées peuvent remonter plus facilement) et ces derniers deviennent plus mobiles et ouverts sur l’extérieur, participant alors grandement à la pérennisation de l’entreprise.

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