Organisation de l'audit en entreprise

ORGANISATION DE

L’AUDIT EN ENTREPRISE

SOMMAIRE

 Introduction

 Exigences normatives en matière d'audit

 Une politique d'audit : pourquoi ?

 Elaborer le programme d'audit

 Cas particulier des audits système

 Constituer et animer un groupe d'auditeurs

 Communication interne en matière d'audit

 Suivi des audits

 Information sur les audits en revue de direction

 Conclusion

1 - Introduction

Pour définir l'organisation des audits au sein d'une entreprise, il faut de toute façon tenir compte de sa taille, de son histoire, de sa culture, de ses façons de travailler. Il n'est en effet pas question d'importer brutalement une démarche "inquisitrice", même sous prétexte de mise en application des normes ou de démarche de certification ISO 9001 : ce type d'approche n'aurait pour seul résultat… que de braquer durablement les équipes !

Ceci étant dit, examinons brièvement les exigences des normes en matière d'audit : n'oublions pas en effet que les normes retranscrivent un retour d'expérience considérable, dont il serait dommage de se priver.

2 - Exigences normatives en matière d'audit

L'ISO 9001:2000 stipule au § 8.2.2 :

"L'organisme doit mener des audits internes à intervalles planifiés pour déterminer si le système de management de la qualité

a) est conforme aux dispositions planifiées (voir 7.1), aux exigences de la présente Norme internationale et aux exigences du système de management de la qualité établies par l'organisme b) est mis en œuvre et entretenu de manière efficace.

Un programme d'audit doit être planifié en tenant compte de l'état et de l'importance des processus et des domaines à auditer, ainsi que des résultats des audits précédents. Les critères, le champ, la fréquence et les méthodes d'audit doivent être définis. Le choix des auditeurs et la réalisation des audits doivent assurer l'objectivité et l'impartialité du processus d'audit. Les auditeurs ne doivent pas auditer leur propre travail.

Les responsabilités et les exigences pour planifier, mener les audits, rendre compte des résultats et conserver des enregistrements (voir 4.2.4) doivent être définies dans une procédure documentée. L'encadrement responsable du domaine audité doit assurer que des actions sont entreprises sans délai indu pour éliminer les non-conformités détectées et leurs causes. Les activités de suivi doivent inclure la vérification des actions entreprises et le compte-rendu des résultats de cette vérification (voir 8.5.2)."

Quelles exigences s'appliquent à l'organisation des audits ?

- L'établissement d'un programme d'audit,

- Le choix des auditeurs,

- L'existence d'une procédure décrivant la façon de faire,

- Les activités de suivi.

La norme ISO 19011:2002 ("Lignes directrices pour l'audit des systèmes de management de la qualité et/ou de management environnemental") - qui remplace les anciennes normes ISO 10011-1, 10011-2 et 10011-3 citées dans l'ISO 9001:2000 - développe le vocabulaire, les pratiques, la qualification, etc, associés à l'audit.

Vous pourrez vous y référer ultérieurement si vous désirez approfondir encore le sujet.

3 - Une politique d'audit : pourquoi ?

Avant même d'aborder le thème du programme d'audit, il est important de traiter de la politique d'audit.

En effet, trop d'entreprises ont construit "mécaniquement", puis répété au fil des années, le même programme d'audit, en prévoyant d'auditer chaque activité (ou service, ou procédure, ou procédé) une et une seule fois chaque année.

De cette manière, on est effectivement renseigné "avant l'auditeur de certification" sur le fonctionnement du système qualité de l'entreprise… mais rien ne dit que cette façon de faire soit nécessaire et suffisante.

Est-il toujours nécessaire d'auditer des processus fortement automatisés, ne posant aucun problème de dérive au cours du temps ?

Est-il toujours suffisant de n'auditer qu'une fois par an des processus à forts enjeux, où la qualification du personnel est critique et le turn-over fort ?

En fait, cette façon de faire peut être appliquée lors du déploiement initial du système qualité, lorsqu'il correspond à la formalisation (et parfois la mise en place) de l'organisation des activités de l'entreprise.

Mais, plus l'entreprise accumule d'informations précises sur son propre fonctionnement (à l'aide des enregistrements qualité qu'elle établit), plus il devient possible de différencier le programme d'audit en fonction d'une politique d'audit.

Cette politique sera construite sur la base des critères suivants (liste non exhaustive), qui doivent bien sûr être utilisés de façon nuancée en fonction de la situation de l'entreprise :

• Objectifs qualité annuels : auditer les processus / activités pour lesquels une amélioration est prévue au cours de l'année,

• Dysfonctionnements : auditer les processus / activités qui font l'objet de non-conformités,

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