Les différents entretiens

Le management au quotidien

 I - Fixer un ou des objectifs

I-1- Qu’est-ce qu’un entretien de fixation d’objectifs ?

Pour les objectifs annuels : c’est l’entretien clé qui conditionne l’année.

Pas seulement pour les primes de résultat : c’est aussi le guide qui oriente le travail de toute l’année. C’est dire son importance.

Pour les objectifs d’une mission ponctuelle : c’est l’entretien qui donne la feuille de route au collaborateur.

L’ensemble de la mission dépend essentiellement de cet entretien. Si les objectifs sont mal définis ou mal compris, il y a peu de chance que le travail corresponde aux attentes du manager. A lui donc de traduire ses attentes en des objectifs clairs et atteignables.

I-2- Les étapes de l’entretien de fixation d’objectifs

1. Prévenir

Donnez rdv à l’avance, donnez les objectifs et demandez au collaborateur de préparer les éléments nécessaires.

1. Accueillir en confiance

Indiquez les objectifs, le déroulé et la durée de l’entretien.

Mettez votre collaborateur à l’aise, brisez la glace

1. rappelez les objectifs précédents

Les objectifs, les résultats et le contexte qui a permis de les atteindre.

1. S’accorder sur le contexte actuel et les prévisions

Chacun l’aura préparé et partage librement son avis : c’est le moment de prendre des informations de part et d’autre. Donnez les objectifs de l’entreprise et de l’équipe pour donner du sens et une perspective à votre collaborateur. Appuyez-vous sur des faits concrets et des chiffres.

1. Présentez les objectifs

Présentez vos objectifs. Dans certains cas, vous pourrez demander à votre collaborateur de proposer ses propres objectifs avant de formuler les vôtres.

1. Débattre

CHACUN doit pouvoir s’exprimer : argumenter sur des faits et des chiffres. Parlez à la première personne et au présent. Pensez davantage en termes de solutions que de contraintes.

Trouvez un terrain d’entente réaliste dans le cadre de votre délégation. 

1. Conclure positivement

      Signez et faites signer les objectifs du collaborateur. Validez l’acceptation réelle et  sans réserve.

Concluez positivement sur les bénéfices mutuels à atteindre ces objectifs et la confiance dans la réussite de votre collaborateur.

I-3 La bonne attitude du manager

• Prenez le temps de mettre votre collaborateur à l’aise : c’est un entretien souvent mal vécu par des collaborateurs qui redoutent l’entretien catastrophe
• Votre objectif n’est pas de faire passer les objectifs mais bien de les faire accepter. Restez donc à l’écoute de votre collaborateur pour comprendre ses freins éventuels, ses inquiétudes
• Restez ouvert et créatif pour trouver des solutions innovantes au bénéfice de l’entreprise et de votre collaborateur.
• Soyez objectif et équitable d’un collaborateur à l’autre.
• S’il le faut n’hésitez pas à fixer un second rdv pour donner à l’un comme à l’autre le temps de travailler certains points, voire de faire des recherches complémentaires.
• Sur la forme de l’entretien : en fonction de la motivation et de la compétence de votre collaborateur par rapport aux objectifs que vous souhaitez lui assigner, vous adapterez votre attitude pendant l’entretien :

• Collaborateur peu motivé, peu compétent : entretien davantage directif, fixez des objectifs très détaillés et quantifiés avec des points de contrôle fréquents
• Collaborateur peu motivé, compétent : rappelez les enjeux, laissez davantage de latitude sur les moyens, fixez des objectifs globaux de résultat, et annoncez cependant un suivi régulier
• Collaborateur motivé, peu compétent : questionnement ouvert sur des difficultés présagées, proposez une aide adaptée et fixez des objectifs de progrès sur chaque point dans une perspective de développement de compétences
• Collaborateur motivé, compétent : recherchez avec lui des moyens de dépasser les objectifs et envisagez de nouveaux développements qui pourraient faire l’objet de ses prochains objectifs

I-4 Les bons réflexes du manager en entretien de fixation d’objectifs

Passez vos objectifs au crible du guide ci-dessous et vérifiez qu’ils répondent bien à ces exigences

Un objectif doit être :

• Dit et écrit : un objectif implicite n’est pas un objectif. Il n’y a pas d’évidence en matière d’objectif
• Défini : la nature de l’objectif doit être précisée : ne parlez pas « d’incidents clients » mais plutôt de courriers, mails, appels téléphoniques
• Formulé : la formulation de l’objectif est aussi importante :

• Verbes d’action, dites : »réduire les retards de 80% » plutôt que « être à temps »
• Termes spécifiques contre des termes vagues ou abstraits. Dites « répondre par courrier dans les 48 h à toutes les réclamations client faites par mail » plutôt que « traiter les insatisfactions clients dans les 48 h »

• Un résultat : et non une méthode ou un moyen. Dites « réduire de 10% les denrées jetées pour dépassement de date limite de consommation » plutôt que « gérer les stocks premier/rentré/premier/sorti pour réduire les pertes »
• Mesurable : quelle unité ? Quelle quantité ?
• Imputable : qui est responsable de quel objectif ou de quelle partie de l’objectif ?
• Daté : à partir de quand ? Et jusqu'à quand ?
• Séquencé : Quels sont les points de contrôle ou d’étape ?
• Equipé : Envisagez des moyens spécifiques pour chaque objectif
• Récompensé : A chaque objectif ou groupe d’objectif, définissez une récompense (pas uniquement salariale)
• Exigeant : les objectifs doivent être ambitieux pour être motivants
• Accessible : Cohérent et réaliste avec le contexte et la personne qui les reçoit. Tenez compte de l’ambition et des compétences du collaborateur
• Utile : Pour l’équipe, l’entreprise et/ou le groupe.
• Accepté : Validez que votre collaborateur accepte l’objectif réellement et sans réserve/ les objectifs annuels sont généralement signés de part et d’autre.

II-DELEGUER

II-1 Qu’est-ce qu’un entretien de délégation ?

Le manager décide de confier à un collaborateur une mission ponctuelle ou récurrente qui fait partie habituellement de ses attributions.

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