La communication dans les organisations

RÉSUMÉ

Chapitre 10 – La communication dans les organisations

• Définition : Transmission et compréhension de l’information entre deux ou plusieurs personnes.

• Les fonctions de la communication

4 fonctions :               Fonction mobilisatrice

        La fonction mobilisatrice se déploie notamment lors de changement importants ou en période de crise

        Fonction didactique

        La communication est en quelque sorte le système nerveux qui transporte l’information cers toutes les parties vitales de l’organisation. Elle réduit ainsi l’apparition de connaissances « en silos », ce qui a pour effet de permettre aux employés de prendre des décisions plus éclairées et d’être plus efficaces.

        Fonction socioculturelle

        La communication est le « ciment » qui unit les employés. Elle comble le besoin de créer des liens sociaux et, par le fait même, atténue parfois le stress professionnel.  Le langage utilisé entre les gens traduit aussi cette distance. Par exemple, on tutoie plus volontiers un pair qu’un supérieur hiérarchique.

        Fonction de représentation

        La communication, qu’elle soit interne ou externe, par le contenu du message, représente l’entreprise ou ses communicants. Un mauvais usage des mots, un choix incorrect des destinataires, du support ou du moment de la transmission du message peuvent avoir un effet négatif sur la réputation de l’entreprise ou entacher la crédibilité des émetteurs.  

• Le courant fonctionnaliste

Classement des individus en émetteurs ou en récepteurs d’un message donnée. La communication est donc associée au transfert d’information. L’attention est portée sur la capacité du canal à transmettre cette information et sur la mesure du bruit (interférences) qui nuit à la transmission.

La communication passe par des canaux qui relient l’émetteur au récepteur.

L’émetteur conçoit un message, il l’encode (mots, gestes, intonations) de communication.

Le récepteur perçoit le message entrant et le décode.

Si le sens décodé est le même que celui que l’émetteur a voulu donner, la communication est réussie.

• L’approche systémique (Palo Alto)

Tout est communication, le contexte organisationnel, nous-même par nos comportement verbaux, sociaux et corporels, etc. Nous sommes simultanément émetteurs, récepteurs et créateur de système symboliques largement connus et partagés par des communicateurs potentiels. Les interlocuteurs sont donc capables de coder et décoder le message.

• Choisir les meilleurs canaux de communication 

Les canaux de communication les plus riches sont les plus appropriés dans les situations inhabituelles.

• Les obtacles à la communication

5 obstacles :               La perception sélective

        Lorsque l’émetteur et le récepteur ont des besoins, des attentes, des modèles mentaux différents. Une foule d’interférences peuvent se produire dans le processus de communication.

        Le filtrage

        Consiste à supprimer ou à retarder la transmission de renseignements négatifs ou à édulcorer le message afin de présenter les choses sous un jour plus favorable

        Le langage

                Les mots et les gestes doivent être compréhensible.

        Le jargon

Code linguistique se caractérisant par un lexique spécialisé qui n’est compréhensible que pour les membres d’une organisation ou d’un groupe

        La surcharge d’information 

Situation dans laquelle le volume d’information que reçoit une personne dépasse sa capacité de la traiter.

• Les moyens de la communication organisationnelle

5 éléments :        L’aménagement des espaces de travail

Stratégie de communication qui consiste à réaménager les bureaux afin d’encourager la communication spontané (espace ouverte)

        La gestion baladeuse

Stratégie de communication qui consiste aux cadres à sortir de leurs bureaux pour glaner de l’information sur l’organisation au cours d’échanges informels avec les employés.

        Les réunions

Stratégie de communication axée sur la participation de tous pour la résolution de problèmes, la prise de décisions et les moyens de mettre en œuvre une stratégie. Permet également de clarifier des malentendus et des rumeurs.  

        La boîte à idées

Stratégie de communication qui permet la promotion d’employés dont les talents ont été reconnus et une communication ascendante permanente.

        La communication informelle

Réseau de communication non structuré et informel, coexistant avec le système formel e communication et dont le canal principal est les gens.

• Établir une communication de crise

• Diapositive en classe

Les réseaux de communication

3 réseaux :        La ligne hiérarchique 

• Pouvoir décision est situé en haut de la ligne. Le président peut se sentir isolé, mais présente un sentiment de contrôle.
• Pouvoir de l’information est situé au centre de la ligne
• Celui qui est à la base (employé) peut facilement se sentir isolé
• S’il y a une erreur qui se glisse, difficile à identifier
• Si la réponse est trouvé par des échelons supérieur, souvent la base n’est pas informés

        La roue (étoile)

• La personne au centre centralise le pouvoir de décision et le pouvoir d’information
• Celle-ci est très mobilisée et se montre très occupée
• Les personnes en périphérie se sentent isolées et démobilisées
• Il peut être efficace même si le nombre de participants est élevé
• Représente la situation vécu entre un siège social et ses succursales

        Le cercle

• Tous se sentent impliqués dans la réalisation de la tâche
• Si une erreur se glisse, elle sera plus aisément identifiée et corrigée
• Il favorise l’émergence de solutions plus créatives, plus originales
• Il offre une meilleure capacité d’adaptation dans des situations ambigües
• Il perd rapidement de son efficacité si le nombre de participants dans le groupe augmente (entre 4 et 8 personnes)

RÉSUMÉ

Chapitre 8 – La dynamique des groupes

• Définition d’une équipe 

Groupe de deux ou plusieurs individus interdépendants qui visent à atteindre des objectifs communs et ont un sentiment élevé d’appartenance envers leur groupe et leur organisation

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