Conclusions d’une étude préliminaire du processus de préparation des commandes de la compagnie Service +.

Travail Pratique #1

Présenté à

Yannick Brière

Pour le cours d’

Analyse d’affaires et conception de solutions T.I.

30-710-16

Par

Forget Turcotte, Olivier 11153364

Gaber, Moe

Hébert, Benoit 11226919

Lanouar, Slim 11261456

Zagrodnik, Anne-Virginie 11202377

29 janvier 2019

Section J01

Sommaire de l’analyse préliminaire  

Ce document a pour but de présenter les conclusions d’une étude préliminaire du processus de préparation des commandes de la compagnie Service +. L’étude a été demandé par les associés suites à plusieurs problèmes constatés au fil des années. Ils demandaient à ce que nous apportions des alternatives aux problèmes répertoriés. Les principaux problèmes qui ont été soulevés sont :

• Une surcharge de travail pour les préposés aux commandes
• Des erreurs dans le traitement des commandes
• Une hausse des coûts de transport

Pour procéder à l’étude préliminaire, une observation du processus ciblé dans son ensemble ainsi que des rencontres avec les employés de Service + ont été réalisés. Une partie des activités ainsi que des documents ont été analysés pour élaborer cette étude.

Le processus étudié est composé de l’ensemble des activités du processus de commande d’un client, débutant lorsqu’un préposé consulte la base de données pour saisir les nouvelles commandes des clients et se terminant lorsque les commandes préparées quittent pour être livrées au client, en passant par l’achat des produits, la réception de la marchandise ainsi que l’assemblage de la commande.

Cette étude a été menée en lien des objectifs préalablement établis. Les observations ainsi que les données amassées au cours de l’étude ont permis de confirmer la présence des problèmes identifiés par les associés de Service +.  Tout d’abord, il nous apparaît que le manque de cohérence entre le site internet et le programme de saisie de commande ainsi que la quasi-absence d’application informatiques soient responsables des problèmes répertoriés.

En plus des problèmes énoncés par les associés, suite à notre analyse, nous avons pu reconnaître l’opportunité d’utiliser des technologies de l’information en soutien avec les processus d’affaires déjà en place et cela présenterait une importante amélioration au processus de préparation des commandes.

L’étude préliminaire a permis de constater que la compagnie Service + est en bonne position pour entreprendre une révision de ses façons de faire. La faisabilité du projet a été évalué selon quatre facettes : organisationnelle, technique, temporelle et financière. En ce qui a trait à l’aspect organisationnel, la faisabilité est élevée : Les associés appuient le projet et les employés touchés par ce projet souhaitent une amélioration de leurs procédures de travail. La faisabilité technique est également élevée, le processus ayant été étudié et les technologies qui les soutiennent sont relativement de base. L’aspect temporel de la faisabilité est élevé puisqu’aucune contrainte de temps n’a été établit par les associés de Service +. Du point de vue financier, la faisabilité est bonne puisque l’entreprise est en croissance constante maintenant un taux de croissance moyen de 30% par année. Le montant total estimé pour le projet semble important, mais les associés semblent enclins à aller de l’avant avec le projet.

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