ADM 1002, initiation à la gestion

Question 1

En quoi l’entreprise Assurances Sécuriplus correspond aux principes de la division du travail et de l’organisation scientifique du travail ?

Le principe de division du travail est un procédé qui permet de séparer chaque tâche qui doit être réalisée. Cela permet d’accroître la productivité de chacun et par le fait même de diminuer les coûts. L’entreprise augmente donc sa marge de profit. Pour Smith, «la division et la spécialisation des tâches ont pour effet d’accroître le rythme de fabrication, de rendre les ouvriers plus habiles à la réalisation d’une tâche donnée et de leur permettre d’inventer de nouvelles façons de travailler.» ^[1] 

Les assurances Sécuriplus travaille selon ce principe. La société comprend trois divisions : vie, industrielle et médicale. «Chacune de ces divisions fonctionnait dans un environnement administratif et dans un contexte de marketing bien différent de sorte qu’elles étaient gérées comme des entités virtuellement indépendantes. Chaque division avait sa propre direction, son équipe de vente, ses services administratifs et son personnel de bureau.» ^[2] Aussi,  les tâches des commis sont divisées. Les réclamations reçues sont classées selon les divers services puis selon la complexité des opérations.

L’organisation scientifique du travail permet la production de masse comme celle réalisée par la chaîne de montage de Ford. Le fondateur de ce mouvement est Taylor. Celui-ci «postule que le principal but de l’administration scientifique est la prospérité de l’employeur comme des ouvriers. Pour lui, le caractère artisanal du travail des ouvriers ou des patrons nuit à la prospérité générale.»^[3] Taylor préconise une analyse scientifique du travail pour ainsi établir des normes de rendements. Ainsi, le travail doit être planifié et analysé en fonction de choisir les bons employés pour chaque tâche. Ceux-ci sont rémunérés en fonction des exigences, de leur aptitude et de leur rendement.

Les assurances Sécuriplus ont plusieurs postes dans leur organisation. La division médicale comporte 66 employés dont 7 cadres, 20 vendeurs ,25 commis et 14 préposés à l’administration. L’organigramme laisse croire que chaque niveau d’employé est rémunéré selon l’exigence du poste.

Cependant, l’entreprise a quelques lacunes d’organisation de travail. Elle n’utilise pas la meilleure méthode pour réaliser les tâches de réclamation d’assurance. Ce travail devrait être mieux planifié afin d’être réalisé dans de meilleurs temps. Selon le chef comptable, Sécuriplus a «des frais d’administration trop élevés, un taux de productivité trop faible et un trop grand nombre d’heures de travail consacrées à des tâches improductives comme le déplacement ou le classement des dossiers.»^[4]

Question 2

En quoi l’entreprise Assurances Sécuriplus correspond ou ne correspond pas aux principes administratifs tels que définis par Henri Fayol ?

Les Assurances Sécuriplus correspondent aux principes administratifs suivants :

La division du travail : Les employés de Sécuriplus sont spécialisés. Les tâches sont divisées : «on procédait alors à un premier tri en fonction des divers services au sein de la division»^[5]

 L’autorité et la responsabilité : M. Blanchette a l’autorité de donner des ordres et des sanctions aux commis. «Il ne passe pas une semaine sans que je n’aie à écrire à l’un ou l’autre des commis pour leur rappeler que leur travail laisse encore à désirer et qu’ils vont devoir s’améliorer ou partir»^[6]

L’unité de commandement et de direction: L’organigramme de la division médicale est bien structuré. Chaque employé n’a qu’un seul chef.

La hiérarchie : Les commis dépendent de l’adjoint qui dépend du directeur de service et celui-ci du directeur de la division.

Les Assurances Sécuriplus ne concordent pas aux principes administratifs suivants :

La discipline : Les employés obéissent aux règles de l’entreprise. Cependant M. Blanchette est incapable de bien les diriger. «Je fais mon travail de gestionnaire, il est à peu près temps qu’ils fassent leur travail de commis.»^[7] Selon Fayol : «Lorsqu’un défaut de discipline se manifeste ou lorsque l’entente laisse à désirer, il ne faut point se borner à rejeter négligemment la responsabilité sur le mauvais état de la troupe; la plupart du temps, le mal résulte de l’incapacité des chefs.»^[8] 

Le degré de centralisation : L’importance du rôle des subordonnés est trop centralisée. Ceux-ci n’ont aucun pouvoir et ne sont jamais consultés. «Les commis n’avaient pas été prévenus qu’il y avait des vérifications en cours et n’avaient pas été informés des résultats.»^[9]

La stabilité du personnel : La stabilité du personnel semble être un problème pour l’entreprise. Les employés n’ont environ que 3 ans d’expérience et semblent avoir encore de la difficulté avec le système. «Elle a trois ans d’expérience dans ce métier. Je lui ai dit : Marie-Line, tu as autant d’expérience que tout le monde ici »^[10] De plus le réflexe de M. Blanchette est de congédier chaque commis fautif.

L’initiative : «Un gestionnaire habile doit laisser son personnel prendre des initiatives dans les limites imposées.»^[11] Ce n’est en aucun cas ce qui se produit chez Sécuripus. M. Blanchette a refusé les possibles façons d’améliorer les opérations d’Olivier Le Scelleur. «J’ai dit à Le Scelleur que quand je voudrais l’entendre japper je tirerais sur sa chaîne»^[12]

L’union du personnel : La communication de M. Blanchette est très mauvaise. Il utilise toujours des mémos et non les communications verbales. De plus il est très impoli avec les commis et refuse de les consulter. Enfin il les menace constamment de congédiement. «J’ai perdu le compte du nombre de mémos que j’ai envoyés à tous les commis aux réclamations pour leur souligner qu’ils ne font pas du bon travail»^[13]

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