Rapport sur les traitements des demandes de travaux

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Par Mathieu Moulin • 9 Mars 2021 • Étude de cas • 1 085 Mots (5 Pages) • 440 Vues

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Mathieu MOULIN Assistant

Hervé ALBERTI

Responsable Service Travaux

Le 19 novembre 2020

P.J. : Tableur du mois de mars du suivi des demandes de travaux

RAPPORT SUR LES TRAITEMENTS DES DEMANDES DE TRAVAUX

Au sein de la Mairie de Villeneuve-les-Roses, les délais de réalisation des travaux sont trop importants et engendrent des mécontentements.

Les demandes de travaux sont traites par le service travaux, cependant pour les travaux complexes un avis du maire et de la directrice générale est requis.

Il apparait que ces délais importants sont dus au délai de traitement des dossiers de demande de travaux.

Ce rapport présente l’analyse des dysfonctionnements internes du service travaux ainsi que les solutions qui permettraient d’améliorer les délais de traitement des dossiers de demande de travaux, et ainsi diminuer les mécontentements.

I/ DIAGNOSTIC

Analyse du problème

Le tableau suivant a permis de dresser un état des lieux et de rendre compte du problème actuel.

Questions	Réponses
Qui ?	Service Travaux Maire Directrice Générale des services Conseil municipal
Quoi ?	Retard dans le traitement des demandes de travaux
Où ?	Service travaux
Quand ?	Lorsqu’il s’agit des demandes de travaux complexes
Comment ?	Problème de communication Non transmission de documents Procédure non respectée ou méconnue Documents difficilement exploitables Multi-intervenants sur les dossiers Éléments du dossier non centralisés
Pourquoi ?	Améliorer les délais de traitement Améliorer l’organisation du service Réduire les mécontentements Améliorer l’image de la Mairie

Analyse des données de suivi des demandes de travaux

Pour chaque dossiers le service travaux estime le nombre de jours de traitement et suit le nombre de jours réellement effectués. Le tableau suivant est issu des données internes du service du mois de mars. Le graphique associé met en évidence les écarts.

Demande de travaux	Estimation du nb de jours nécessaires pour traiter le dossier de demande	Nb de jours réellement nécessaires
Rénovation du sol de la salle de tennis	60	120
Changement de toiture de l'école Jean Moulin	60	90
Création d'un nouvel espace vert, rue Gambetta	45	110
Traçage de nouvelles places de parking, rue des Acacias	45	140
Réfection de la voirie, avenue Foch	90	150
Plantation de nouveaux arbres, rue du 11 novembre	30	90
Pose d'une nouvelle clôture au cimetière	60	60
Remplacement de la porte de garage, pour le service technique	45	50
Peinture dans les salles de classe de l'école Ferry	20	120
Installation d'un portique à l'entrée du stade de football	45	120

[pic 1]

Causes identifiées

La conversation, qui s’est déroulée après la réunion du 10 septembre, permet de ressortir de nombreux éléments sur les différents dysfonctionnements. Tous ces éléments sont donc visibles dans le tableau ci-dessous.

Catégories	Éléments
Main d’œuvre	Travail mal effectué de Mounia d’après Hervé Alberti Gérald ne donne pas les derniers documents à Mounia Certaines collègues oublient de donner les informations dès qu’ils les ont
Méthode	Procédure mise en place mais jamais appliquée Procédure tombée dans les oubliettes depuis car elle n’était pas claire Tous les éléments ne sont pas au même endroit
Matériel	Procédure non utilisable parce qu’elle s’appuyait sur le réseau informatique et des outils collaboratifs qu’ils n’avaient pas Complexité des outils à utiliser Écriture difficilement compréhensible d’Hervé donc difficulté de les lire
Management	Jacques était plutôt laxiste donc le service n’en faisait qu’à sa tête Méconnaissance d’une procédure du fait qu’aucune réunion d’information est eu lieu Trop de personnes interviennent sur un même dossier
Moyens	Réseau informatique et des outils collaboratifs manquant faute de moyens

Afin de visualiser de la meilleure des manières les différentes causes à l’origine des problèmes, voici ci-dessous le diagramme d’Ishikawa :

...

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