Rapport relatif à la gestion des demandes de congé au titre du DIF

LES ANIS DE FLAVIGNY

Proposition de corrigé

DOSSIER 1 : LA FORMATION DANS L’ENTREPRISE

XX

Assistant de gestion

À l’attention de Benoît Gantier

PJ : diagramme événement-résultat Le ,

Rapport relatif à la gestion des demandes de congé au titre du DIF

Introduction

. Rappel de la demande

. Annonce du plan

I – Analyse de la situation actuelle

. Les demandes, faites sur papier libre, sont souvent incomplètes, il manque certaines des informations exigées dans la convention : objet, coût, lieu, durée, dates et heures de l’action de formation, programme souhaité et dénomination du prestataire pressenti.

. Ces demandes vous sont transmises par les supérieurs hiérarchiques, le plus souvent, avec beaucoup de retard et parfois elles sont même oubliées.

. Le calcul des droits au DIF au coup par coup, à partir des dossiers, par vous-même, prend beaucoup de temps.

. Il n’y a pas d’information officielle des supérieurs hiérarchiques lorsque le salarié a obtenu son stage.

La procédure actuelle a de nombreuses conséquences néfastes.

. Les demandes sont parfois refusées simplement pour des questions de forme (délai avant la formation non respecté, informations insuffisantes).

. Certaines demandes risquent d’être acceptées parce que le délai de réponse d’un mois est dépassé, voire même parce que vous n’avez pas reçu la demande du tout.

. Les supérieurs hiérarchiques ne peuvent pas anticiper les remplacements des salariés qui partent en stage car ils ne sont pas prévenus ou ils le sont trop tardivement par les salariés eux-mêmes.

. Les salariés éprouvent un malaise car ils ont l’impression que leurs demandes ne sont pas prises en considération, qu’on ne veut pas leur accorder les jours de formation auxquels ils ont droit.

II – Proposition de solutions

L’objectif général est de faire en sorte que les demandes soient toujours recevables et qu’elles soient traitées dans le délai imposé.

On pourrait envisager de créer un imprimé type à compléter contenant toutes les rubriques obligatoires. Ainsi, les salariés ne risqueraient plus d’en oublier.

Plutôt que de passer par les supérieurs hiérarchiques, les demandes pourraient vous être transmises directement.

Je pourrais créer un tableau de suivi des droits au congé au titre du DIF sur tableur que je mettrai régulièrement à jour et que vous pourriez consulter sur le réseau de l’entreprise.

Dès lors que l’accord est signé avec la direction, celle-ci pourrait en informer directement le supérieur hiérarchique concerné.

Enfin, il conviendrait, si ces mesures sont adoptées, de prévoir une information auprès des salariés pour les familiariser avec cette nouvelle procédure.

Toute proposition de schéma permettant de visualiser des flux d’information est acceptée.

Il peut s’agir d’un diagramme de flux, d’un schéma postes-documents ou encore d’un diagramme événements-résultats. Il sera donc apprécié la cohérence du schéma avec les propositions figurant dans la note.

Proposition d’une nouvelle procédure de traitement des demandes de congé DIF

Salarié Benoit Gantier Supérieur hiérarchique Mme Troubat

Contrôle de recevabilité

Délai selon durée formation respecté

Informations complètes

non oui

Examen de la demande

Consultation du tableau : nombre de jours cumulés

Type de formation demandé

Si pas OK Si OK

Fixation d’un RV avec C. Troubat

Consultation de l’agenda

Appel du salarié

Toujours

Rédaction de l’accord

Programme

Dates, lieu

Toujours

Compte tenu des éléments de contexte, la réponse via la messagerie électronique semble plus adaptée. Toutefois, on pourra difficilement pénaliser un étudiant qui répondrait par courrier.

On s’attachera donc essentiellement à apprécier la pertinence de la réponse et les arguments mobilisés.

-

Réponses aux courriels

...